Hybrides Arbeiten: ein monatliches Homeoffice-Kontingent, das Urlaub verringert

Viele hybride Büros arbeiten mit einer einfachen Regel: höchstens 8 Homeoffice-Tage pro Monat, keine Übertragung — und Urlaubstage zählen mit. In Collabin bilden Sie genau das mit Kontingentregeln an einer Urlaubsart ab. Dieser Leitfaden richtet Schritt für Schritt ein monatliches Homeoffice-Kontingent ein und zeigt, was Mitarbeitende und Genehmigende sehen. Kontingentregeln sind in den Tarifen Advanced und Pro verfügbar.

Was Sie einrichten

• Eine Urlaubsart Homeoffice mit einem Kontingent von 8 Tagen pro Monat.
• Nicht genommene Tage verfallen am Monatsende — nichts wird übertragen.
• Urlaub verringert das Kontingent im selben Monat: Nach 3 Urlaubstagen bleiben 5 Homeoffice-Tage.
• Anträge über dem Kontingent werden gesperrt (oder, wenn Sie möchten, nur für Genehmigende markiert).
• Der Urlaub selbst bleibt ein normaler Jahresanspruch.

Schritt 1: Homeoffice-Art anlegen

Öffnen Sie Allgemeine Einstellungen → Urlaubsarten und klicken Sie auf Hinzufügen (Urlaubsarten verwalten nur Admins). Geben Sie der Art einen Namen, zum Beispiel „Homeoffice", und wählen Sie eine Farbe.

Unten im Formular finden Sie den Abschnitt Kontingentregeln. Wählen Sie unter Schnellauswahl die Vorlage Monatliches Homeoffice. Ein Klick füllt alles aus:

• Kontingentzeitraum: Monatlich
• Standardkontingent: 8 Tage/Monat — gilt für alle ohne individuellen Wert
• Wenn ein Antrag das Kontingent überschreitet: Sperren (der Antrag kann nicht eingereicht werden)
• Welche Urlaubsarten sollen dieses Kontingent verringern? — die integrierte Urlaubsart ist vorausgewählt

Die Zusammenfassung unter dem Formular aktualisiert sich live, inklusive Rechenbeispiel, sodass Sie die Regel vor dem Speichern in einfachen Worten lesen können.

Eine neue Organisation enthält außerdem die integrierte Art Remote Work, die standardmäßig inaktiv ist. Statt eine neue Art anzulegen, können Sie diese aktivieren und konfigurieren.

Schritt 2: Festlegen, was das Kontingent verringert

Markieren Sie unter Welche Urlaubsarten sollen dieses Kontingent verringern? jede Urlaubsart, deren Tage im selben Monat vom Homeoffice abgezogen werden sollen — typischerweise Urlaub, eventuell unbezahlten Urlaub. Krankheit bleibt meist außen vor.

Zwei Details sind wichtig:

• Die ausgewählten Arten werden durch diese Regel nie eingeschränkt. Urlaub kann jederzeit beantragt werden; er verringert nur das Homeoffice-Kontingent des jeweiligen Monats.
• Auch offener Urlaub zählt bereits, sodass die Regel nicht umgangen werden kann, solange ein Antrag auf die Genehmigung wartet. Wird der Urlaub abgelehnt oder zurückgezogen, stehen die Homeoffice-Tage sofort wieder zur Verfügung.

Schritt 3: Warnen oder sperren?

Wenn ein Antrag das Kontingent überschreitet legt fest, was an der Grenze passiert:

• Sperren — der Antrag kann nicht eingereicht werden. Das Antragsformular erklärt den Grund („Er überschreitet das Kontingent Homeoffice für Oktober 2026 um 1 Tag"), und auch die API lehnt ihn ab.
• Warnen — der Antrag kann eingereicht werden, und Genehmigende sehen auf der Seite Genehmigungen die Markierung „Über dem Kontingent". Wählen Sie dies, wenn Ihre Führungskräfte von Fall zu Fall entscheiden möchten.

Gerät ein Antrag erst nach dem Einreichen über das Kontingent — etwa weil später Urlaub im selben Monat hinzukam —, können Genehmigende ihn trotzdem genehmigen; vor der Bestätigung erscheint die Warnung erneut.

Schritt 4: Urlaub bleibt jährlich

Ihre Urlaubsart behält ihren Jahresanspruch. Wenn Sie für den Urlaub keine monatliche Freigabe von 1/12 möchten, öffnen Sie diese Art und setzen Sie Wann ist der Jahresanspruch verfügbar? auf Der volle Anspruch ab Jahresbeginn. Diese Einstellung pro Art überschreibt die Organisationsvorgabe auf der Seite Anspruchsregeln und Jahreswechsel, sodass andere Arten weiterhin monatlich freigegeben werden können.

Individuelle Ausnahmen

Teilzeit oder individuelle Vereinbarungen? Öffnen Sie Mitglieder, wählen Sie bei der Person Kontingent festlegen und tragen Sie für das Jahr ein anderes Monatskontingent (Tage/Monat) ein. Ein leeres Feld bedeutet das Standardkontingent der Art; Auf Standard zurücksetzen entfernt einen individuellen Wert.

So wird gerechnet

Nehmen wir den Oktober mit der obigen Einrichtung:

Ein neuer 3-tägiger Homeoffice-Antrag für Oktober würde das Kontingent um 1 Tag überschreiten — mit Sperren kann er nicht eingereicht werden, ein 2-tägiger Antrag passt dagegen noch.

Es zählen nur Arbeitstage, genau wie bei jeder Abwesenheit: Wochenenden und Feiertage verbrauchen kein Kontingent, halbe Tage zählen als 0,5, und ein Antrag über zwei Monate wird Monat für Monat geprüft.

Wer was sieht

• Mitarbeitende sehen im Dashboard eine Monatskarte („Monatskontingent", den Abzug durch Urlaub und den Rest), und das Antragsformular zeigt das Kontingent vor dem Einreichen pro Monat.
• Genehmigende sehen auf der Seite Genehmigungen Markierungen, wenn ein Antrag über dem Kontingent liegt oder ein Urlaubsantrag das Homeoffice-Kontingent einer Person überschreiten würde.
• HR und Admins finden unter Statistiken den Reiter Kontingentmonitor: eine Zeile pro Person, eine Spalte pro Monat, Monate über dem Kontingent hervorgehoben, mit Excel-Export.

Gut zu wissen

• Wochenkontingente funktionieren genauso (Schnellauswahl: Wöchentliches Homeoffice); eine Woche läuft von Montag bis Sonntag.
• Monats- und Wochenkontingente werden nie ins nächste Jahr übertragen; der Jahreswechsel kann nur einen individuellen Monatswert erneuern.
• Spätere Regeländerungen berechnen auch vergangene Monate in Berichten neu. Bereits genehmigte Anträge bleiben genehmigt.
• Wechselt Ihre Organisation in den Free-Tarif, bleiben die Einstellungen erhalten, sperren aber keine Anträge mehr und ziehen keine anderen Urlaubsarten mehr ab.
• Die REST-API liefert die Regeln bei GET /v1/leave-types (quota_period, default_quota, overrun_policy, deducting_leave_type_ids), und POST /v1/leaves antwortet bei gesperrten Anträgen mit 422 QUOTA_EXCEEDED — siehe den API-Schnellstart.