So synchronisieren Sie den Urlaubskalender Ihres Teams mit Google Kalender und Outlook

Um zu sehen, wer im Urlaub ist, sollten Sie sich nicht erst in ein anderes Tool einloggen müssen. Collabin kann Ihren Urlaubskalender als standardisierten ICS-Feed veröffentlichen, den Google Kalender, Outlook und Apple Kalender direkt abonnieren können — einmal einrichten, und genehmigte Urlaube erscheinen automatisch im Kalender, den Ihr Team bereits nutzt.

Was Sie benötigen

• Ein Collabin-Konto im Plan Erweitert oder Pro (Kalender-Feeds sind im kostenlosen Plan nicht enthalten).
• Zugriff auf die Kalender-App, in der die Urlaube angezeigt werden sollen.

Schritt 1: Kalender-Feed in Collabin erstellen

1. Melden Sie sich bei Ihrem Collabin-Dashboard an.
2. Öffnen Sie Kalendersynchronisierung in der Navigation.
3. Klicken Sie auf Kalenderlink generieren und wählen Sie den Geltungsbereich des Feeds:
   • Mein Kalender — Ihre eigenen genehmigten und ausstehenden Urlaube sowie die Feiertage des Unternehmens.
   • Teamkalender — genehmigte Urlaube eines bestimmten Teams sowie die Feiertage des Unternehmens.
   • Unternehmenskalender — genehmigte Urlaube der gesamten Organisation sowie die Feiertage des Unternehmens.
4. Collabin generiert zwei Links für den Feed:
   • einen HTTPS-Link, der auf .ics endet, z. B. https://api.collabin.eu/api/calendar/feed/<your-token>.ics
   • einen webcal://-Link, den manche Kalender-Apps für Abonnements bevorzugen.

Der Link enthält anstelle eines Passworts ein langes, zufälliges Token — jeder, der den Link besitzt, kann diesen Feed lesen, behandeln Sie ihn daher wie ein Zugangsdatum. Sie können das Token jederzeit neu generieren, wodurch der alte Link sofort ungültig wird.

Schritt 2: In Ihrer Kalender-App abonnieren

Google Kalender

1. Öffnen Sie Google Kalender im Web.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das + neben Weitere Kalender und wählen Sie Per URL.
3. Fügen Sie den HTTPS-.ics-Link ein und klicken Sie auf Kalender hinzufügen.

Die Urlaube erscheinen als separater Kalender, dem Sie eine andere Farbe zuweisen oder den Sie ausblenden können. Beachten Sie, dass Google externe Kalender nach einem eigenen Zeitplan aktualisiert — üblicherweise alle 12 bis 24 Stunden —, sodass ein frisch genehmigter Urlaub etwas Zeit benötigen kann, bis er angezeigt wird.

Outlook

1. Gehen Sie in Outlook im Web zu Kalender hinzufügen → Aus dem Web abonnieren.
2. Fügen Sie den HTTPS-.ics-Link ein, geben Sie dem Kalender einen Namen und bestätigen Sie.

Die Desktop-Anwendungen von Outlook übernehmen das Abonnement automatisch, sobald es Ihrem Konto hinzugefügt wurde. Outlook aktualisiert abonnierte Kalender in der Regel alle paar Stunden.

Apple Kalender

1. Wählen Sie in der App Kalender auf macOS Ablage → Neues Kalenderabonnement…
2. Fügen Sie entweder den HTTPS- oder den webcal://-Link ein und klicken Sie auf Abonnieren.
3. Wählen Sie ein Aktualisierungsintervall — für Urlaubsdaten eignet sich stündlich gut.

Auf iPhone und iPad öffnet ein Tippen auf den webcal://-Link einfach den Abonnementdialog.

Was der Feed enthält

Urlaube erscheinen als ganztägige Termine, zusammen mit den Feiertagen des Unternehmens. Team- und Unternehmens-Feeds enthalten ausschließlich genehmigte Urlaube; Ihr persönlicher Feed enthält zusätzlich Ihre eigenen ausstehenden Anträge, die als vorläufig markiert sind. Damit die Datei klein bleibt und schnell synchronisiert, deckt der Feed ein gleitendes Fenster von 3 Monaten in die Vergangenheit und 12 Monaten in die Zukunft ab — alles, was ein Kalender realistisch anzeigt.

Der Feed ist nur lesbar: Das Löschen oder Bearbeiten eines Termins in Ihrer Kalender-App ändert niemals etwas in Collabin.

Feeds verwalten und widerrufen

Auf der Seite Kalendersynchronisierung können Sie:

• alle von Ihnen erstellten Kalenderlinks anzeigen,
• das Token eines Links neu generieren (der alte funktioniert sofort nicht mehr — nützlich, wenn ein Link durchgesickert ist oder ein Teammitglied ausgeschieden ist), und
• einen Link vollständig widerrufen.

Wenn sich Ihr Plan ändert, bleiben bestehende Feeds sichtbar und verwaltbar, sodass Sie nie die Kontrolle über zuvor geteilte Links verlieren.

Problembehandlung

• Der Kalender ist leer. Team- und Unternehmens-Feeds enthalten nur genehmigte Urlaube — ausstehende Anträge erscheinen ausschließlich in Ihrem persönlichen Feed.
• Ein neuer Urlaub wird noch nicht angezeigt. Kalenderanbieter cachen Feeds; insbesondere bei Google kann dies bis zu einem Tag dauern. Der Feed selbst ist im Moment des Abrufs immer aktuell.
• Der Link funktioniert nicht mehr. Wahrscheinlich wurde das Token neu generiert oder der Link widerrufen. Erstellen oder kopieren Sie einen neuen Link auf der Seite Kalendersynchronisierung und abonnieren Sie ihn erneut.