Sok hibrid iroda egyszerű szabállyal dolgozik: havonta legfeljebb 8 nap home office, a ki nem vett napok nem vihetők át — és a szabadság napjai beleszámítanak. A Collabinban pontosan ezt állíthatod be a szabadságtípusok keretkezelésével. Ez az útmutató lépésről lépésre beállít egy havi home office keretet, és megmutatja, mit látnak a munkatársak és a jóváhagyók. A keretszabályok az Advanced és Pro csomagban érhetők el.
Mit állítunk be
- Egy Home office szabadságtípust havi 8 napos kerettel.
- A ki nem vett napok a hónap végén elvesznek — semmi nem vihető át.
- Az adott hónapban kivett szabadság csökkenti a keretet: 3 nap szabadság után 5 nap home office marad.
- A keret feletti kérelmek nem küldhetők be (vagy, ha úgy jobb, csak a jóváhagyók kapnak figyelmeztetést).
- A szabadság marad a megszokott éves keret.
1. lépés: a home office típus létrehozása
Nyisd meg az Általános beállítások → Szabadság típusok részt, és kattints a Hozzáadás gombra (a szabadságtípusokat csak Admin kezelheti). Adj nevet a típusnak, például „Home office", és válassz színt.
Az űrlap alján találod a Keretkezelés részt. A Gyors beállítás alatt válaszd a Havi home office keret sablont. Ez egy kattintással mindent kitölt:
- Keretidőszak: Havi
- Alapértelmezett keret: 8 nap/hó — mindenkire vonatkozik, akinek nincs egyéni értéke
- Ha egy kérelem túllépi a keretet: Tiltás (a kérelem nem küldhető be)
- Mely típusok csökkentsék ezt a keretet? — a beépített szabadságtípus előre be van jelölve
Az űrlap alatti összefoglaló élőben frissül, példaszámítással együtt, így mentés előtt hétköznapi szavakkal is ellenőrizheted a szabályt.
Egy új szervezetben van egy beépített Remote Work típus is, amely alapból inaktív. Új típus helyett azt is aktiválhatod és beállíthatod.
2. lépés: mi csökkentse a keretet?
A Mely típusok csökkentsék ezt a keretet? listában jelöld be azokat a típusokat, amelyek napjai ugyanabban a hónapban a home office keretből vonódjanak le — jellemzően a szabadságot, esetleg a fizetés nélküli szabadságot. A betegszabadságot általában kihagyják.
Két fontos részlet:
- A kiválasztott típusokat ez a szabály soha nem korlátozza. Szabadságot mindig lehet kérni, az csak az adott havi home office keretet csökkenti.
- A függőben lévő szabadság is beszámít, így amíg egy kérelem jóváhagyásra vár, akkor sem lehet megkerülni a szabályt. Ha a szabadságot elutasítják vagy visszavonják, a home office napok azonnal visszajárnak.
3. lépés: figyelmeztetés vagy tiltás?
A Ha egy kérelem túllépi a keretet beállítás dönti el, mi történik a határon:
- Tiltás — a kérelem nem küldhető be. A kéreleműrlap megmutatja az okát („1 nappal meghaladja a(z) Home office keretet (2026. október)"), és az API is elutasítja.
- Figyelmeztetés — a kérelem beküldhető, a jóváhagyók pedig „Keret felett" jelölést látnak a Jóváhagyások oldalon. Ezt válaszd, ha a vezetők esetenként szeretnének dönteni.
Ha egy kérelem a beküldése után kerül keret fölé — például mert később ugyanarra a hónapra szabadságot vettek ki —, a jóváhagyó ettől még jóváhagyhatja; a megerősítés előtt a rendszer erre is figyelmeztet.
4. lépés: a szabadság maradjon éves
A szabadságtípus megtartja az éves keretét. Ha a szabadságnál nem szeretnéd a havi 1/12-es jóváírást, nyisd meg a szabadságtípust, és a Mikor érhető el az éves keret? beállításnál válaszd A teljes keret az év elejétől lehetőséget. Ez a típusonkénti beállítás felülírja a Keretkezelés és évváltás oldalon megadott szervezeti alapértelmezést, így más típusoknál maradhat a havi jóváírás.
Egyéni kivételek
Részmunkaidő vagy egyedi megállapodás? A Tagok oldalon válaszd a munkatársnál a Keret beállítása lehetőséget, és add meg az adott évre a Havi keret (nap/hó) értékét. Üresen hagyva a típus alapértelmezett kerete érvényes; a Visszaállítás alapértelmezettre törli az egyéni értéket.
Így számol a rendszer
Vegyük az októbert a fenti beállítással:
| Nap | |
|---|---|
| Havi keret | 8 |
| Októberi szabadság | −3 |
| Elérhető home office | 5 |
| Jóváhagyott home office | 2 |
| Függő home office | 1 |
| Marad | 2 |
Egy új, 3 napos októberi home office kérelem 1 nappal túllépné a keretet — Tiltás esetén nem küldhető be, egy 2 napos kérelem viszont még belefér.
Csak a munkanapok számítanak, ugyanúgy, mint bármely távollétnél: a hétvége és a munkaszüneti nap nem fogyasztja a keretet, a fél nap 0,5-nek számít, a két hónapot átívelő kérelmet pedig hónaponként ellenőrzi a rendszer.
Ki mit lát
- A munkatársak havi kártyát látnak az irányítópulton („Havi keret", a szabadság miatti levonás és a maradék), a kéreleműrlap pedig beküldés előtt hónaponként mutatja a keretet.
- A jóváhagyók jelölést látnak a Jóváhagyások oldalon, ha egy kérelem keret felett van, vagy ha egy szabadságkérelem valakinek a home office keretét túllépésbe vinné.
- A HR és az adminok a Statisztika oldal Keretfigyelő fülén munkatársanként és hónaponként látják a felhasználást, a keret feletti hónapokat kiemelve, Excel-exporttal.
Jó tudni
- A heti keret ugyanígy működik (Gyors beállítás: Heti home office keret); a hét hétfőtől vasárnapig tart.
- A havi és heti keret soha nem vihető át a következő évre; évváltáskor legfeljebb az egyéni havi érték újul meg.
- A szabályok későbbi módosítása a korábbi hónapokat is újraszámolja a kimutatásokban. A már jóváhagyott kérelmek jóváhagyottak maradnak.
- Ha a szervezet az ingyenes csomagra vált, a beállítások megmaradnak, de már nem tiltanak, és nem vonnak le más típusokból.
- A REST API a
GET /v1/leave-typesvégponton adja vissza a szabályokat (quota_period,default_quota,overrun_policy,deducting_leave_type_ids), aPOST /v1/leavespedig422 QUOTA_EXCEEDEDválaszt ad a tiltott kérelmekre — lásd az API gyorsindítót.