Praca hybrydowa: miesięczny limit pracy zdalnej zmniejszany przez urlop

Wiele hybrydowych biur stosuje prostą zasadę: maksymalnie 8 dni pracy zdalnej w miesiącu, bez przenoszenia — a dni urlopu się do tego wliczają. W Collabin możesz odwzorować dokładnie tę zasadę za pomocą zasad limitu w typie urlopu. Ten przewodnik krok po kroku konfiguruje miesięczny limit pracy zdalnej i pokazuje, co widzą pracownicy i zatwierdzający. Zasady limitu są dostępne w planach Advanced i Pro.

Co skonfigurujesz

• Typ urlopu Praca zdalna z limitem 8 dni w miesiącu.
• Niewykorzystane dni przepadają z końcem miesiąca — nic nie jest przenoszone.
• Urlop zmniejsza limit w tym samym miesiącu: 3 dni urlopu pozostawiają 5 dni pracy zdalnej.
• Wnioski ponad limit są blokowane (albo, jeśli wolisz, tylko oznaczane dla zatwierdzających).
• Sam urlop pozostaje zwykłym limitem rocznym.

Krok 1: utwórz typ pracy zdalnej

Otwórz Ustawienia ogólne → Typy urlopów i kliknij Dodaj (typami urlopów zarządza tylko Admin). Nazwij typ, na przykład „Praca zdalna", i wybierz kolor.

Na dole formularza znajdziesz sekcję Zasady limitu. W Szybkiej konfiguracji wybierz Miesięczny limit pracy zdalnej. Jedno kliknięcie wypełnia wszystko:

• Okres limitu: Miesięczny
• Domyślny limit: 8 dni/miesiąc — dotyczy wszystkich bez indywidualnej wartości
• Gdy wniosek przekracza limit: Blokada (wniosku nie można wysłać)
• Które typy urlopów mają zmniejszać ten limit? — wbudowany typ urlopu wypoczynkowego jest zaznaczony z góry

Podsumowanie pod formularzem aktualizuje się na bieżąco, razem z przykładowym wyliczeniem, więc przed zapisaniem możesz przeczytać zasadę zwykłymi słowami.

Nowa organizacja zawiera też wbudowany typ Remote Work, który domyślnie jest nieaktywny. Zamiast tworzyć nowy typ, możesz go aktywować i skonfigurować.

Krok 2: wybierz, co zmniejsza limit

W polu Które typy urlopów mają zmniejszać ten limit? zaznacz każdy typ urlopu, którego dni w tym samym miesiącu mają być odliczane od pracy zdalnej — zwykle urlop wypoczynkowy, ewentualnie urlop bezpłatny. Zwolnienie chorobowe zwykle się pomija.

Ważne są dwa szczegóły:

• Ta zasada nigdy nie ogranicza wybranych typów. Pracownik zawsze może złożyć wniosek urlopowy — zmniejsza on jedynie limit pracy zdalnej w danym miesiącu.
• Liczy się już urlop oczekujący na zatwierdzenie, więc nie da się obejść zasady, gdy wniosek czeka na decyzję. Jeśli urlop zostanie odrzucony lub wycofany, dni pracy zdalnej wracają natychmiast.

Krok 3: ostrzeżenie czy blokada?

Ustawienie Gdy wniosek przekracza limit decyduje, co dzieje się na granicy:

• Blokada — wniosku nie można wysłać. Formularz wyjaśnia dlaczego („Przekracza limit Praca zdalna w okresie październik 2026 o 1 dzień"), a API również go odrzuca.
• Ostrzeżenie — wniosek można wysłać, a zatwierdzający widzą oznaczenie „Ponad limit" na stronie Zatwierdzanie. Wybierz tę opcję, jeśli kierownicy wolą decydować indywidualnie.

Jeśli wniosek przekroczy limit już po wysłaniu — na przykład dlatego, że później dodano urlop w tym samym miesiącu — zatwierdzający nadal może go zatwierdzić; przed potwierdzeniem zobaczy ostrzeżenie.

Krok 4: urlop pozostaje roczny

Typ urlopu wypoczynkowego zachowuje roczny limit. Jeśli nie chcesz naliczania 1/12 miesięcznie dla urlopu, otwórz ten typ i w polu Kiedy roczny limit jest dostępny? wybierz Cały limit od początku roku. To ustawienie typu nadpisuje domyślne ustawienie organizacji ze strony Zasady limitów i zmiana roku, więc inne typy mogą nadal być naliczane co miesiąc.

Wyjątki indywidualne

Niepełny etat lub indywidualne ustalenia? Otwórz Członkowie, wybierz Ustaw limit urlopu przy danej osobie i podaj inny Limit miesięczny (dni/miesiąc) na dany rok. Puste pole oznacza domyślny limit typu; Przywróć domyślny usuwa wartość indywidualną.

Jak liczone są dni

Weźmy październik z powyższą konfiguracją:

Nowy, 3-dniowy wniosek o pracę zdalną w październiku przekroczyłby limit o 1 dzień — przy Blokadzie nie można go wysłać, ale wniosek na 2 dni wciąż się mieści.

Liczą się tylko dni robocze, tak jak przy każdym urlopie: weekendy i święta nie zużywają limitu, pół dnia liczy się jako 0,5, a wniosek obejmujący dwa miesiące jest sprawdzany osobno dla każdego miesiąca.

Kto co widzi

• Pracownicy widzą na pulpicie kartę miesięczną („Limit miesięczny", odliczenie za urlop i to, co zostało), a formularz wniosku przed wysłaniem pokazuje limit dla każdego miesiąca.
• Zatwierdzający widzą oznaczenia na stronie Zatwierdzanie, gdy wniosek przekracza limit lub gdy wniosek urlopowy spowodowałby przekroczenie czyjegoś limitu pracy zdalnej.
• Dział HR i administratorzy znajdą zakładkę Monitor limitów w Statystykach: jeden wiersz na pracownika, jedna kolumna na miesiąc, miesiące ponad limitem wyróżnione, z eksportem do Excela.

Warto wiedzieć

• Limity tygodniowe działają tak samo (Szybka konfiguracja: Tygodniowy limit pracy zdalnej); tydzień trwa od poniedziałku do niedzieli.
• Limity miesięczne i tygodniowe nigdy nie są przenoszone na kolejny rok; zmiana roku może jedynie odnowić indywidualną wartość miesięczną.
• Późniejsza zmiana zasad przelicza także wcześniejsze miesiące w raportach. Już zatwierdzone wnioski pozostają zatwierdzone.
• Jeśli organizacja przejdzie na plan Free, ustawienia zostaną zachowane, ale przestaną blokować wnioski i odliczać inne typy urlopów.
• REST API udostępnia zasady w GET /v1/leave-types (quota_period, default_quota, overrun_policy, deducting_leave_type_ids), a POST /v1/leaves zwraca 422 QUOTA_EXCEEDED dla zablokowanych wniosków — zobacz szybki start API.