„Wer genehmigt meinen Urlaub?" ist die erste Frage, die sich jedes Team stellt, wenn es von Tabellenkalkulationen wegkommt. Die Antwort von Collabin ist bewusst einfach: Das Genehmigungsrecht folgt der Teamleitung, nicht der Jobbezeichnung — mit Administratoren als Sicherheitsnetz und einer Opt-out-Möglichkeit für Teams, die überhaupt keine Genehmigungen wollen. Diese Anleitung führt durch den gesamten Ablauf, von der Einreichung bis zur Entscheidung.
Die drei Rollen — und die eine Zuweisung, die zählt
Collabin kennt drei Rollen:
| Mitarbeiter | HR-Manager | Administrator | |
|---|---|---|---|
| Eigene Daten einsehen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Urlaube des Teams einsehen | eigene Teams | eigene Teams | ✓ |
| Urlaube genehmigen | nur als Teamleiter | nur als Teamleiter | ✓ überall |
| Benutzer verwalten | – | ✓ (außer Administratoren) | ✓ |
| Teams verwalten | – | ✓ | ✓ |
| Systemeinstellungen & Abrechnung | – | – | ✓ |
Der entscheidende Punkt: Teamleiter ist keine Rolle — es ist eine Zuweisung pro Team. Jeder Benutzer, ob Mitarbeiter oder HR-Manager, kann als Leiter eines Teams festgelegt werden. Das Genehmigungsrecht für die Mitglieder dieses Teams ergibt sich aus dieser Zuweisung, nicht aus der Rolle. Ein HR-Manager, der kein Team leitet, kann Personen und Teams organisieren, genehmigt aber nichts; ein normaler Mitarbeiter, der das Support-Team leitet, genehmigt die Anträge des Support-Teams.
Administratoren sind die Ausnahme: Sie können jeden Antrag in der Organisation genehmigen (oder ablehnen), unabhängig von Teams.
Der Ablauf, Schritt für Schritt
1. Ein Mitarbeiter reicht einen Antrag ein
Der Antrag wird mit dem Status ausstehend erstellt. Collabin sendet sofort eine E-Mail an die Leiter aller Teams, denen der Antragsteller angehört (jeder Leiter einmal, und nur diejenigen, die E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben). Gehört jemand zwei Teams an, werden die Leiter beider Teams benachrichtigt — und jeder von ihnen kann entscheiden.
2. Ein Leiter oder Administrator entscheidet
Genehmiger sehen wartende Anträge auf der Seite Genehmigungen. Genehmigen erfolgt mit einem Klick; bei Ablehnung wird ein optionaler Ablehnungsgrund abgefragt, der am Antrag gespeichert und für den Mitarbeiter sichtbar ist.
3. Der Mitarbeiter wird benachrichtigt
Der Antragsteller erhält eine E-Mail mit der Entscheidung. Gleichzeitig wird das Webhook-Ereignis leave.status_changed ausgelöst, sodass Slack-Kanäle, No-Code-Automatisierungen oder HR-Systeme sofort von der Entscheidung erfahren.
Genehmigte Urlaube erscheinen anschließend überall weiter unten in der Kette: im Kalender der App, in synchronisierten Google-/Outlook-/Apple-Kalendern, in Berichten und in der API.
Wenn Anträge die Genehmigung vollständig überspringen
Zwei Situationen genehmigen einen Antrag automatisch in dem Moment, in dem er eingereicht wird:
- Der kostenlose Plan. Genehmigungen sind eine Funktion der Pläne Erweitert/Pro; im kostenlosen Plan wird jeder Antrag sofort als genehmigt erfasst. Den gemeinsamen Kalender und die Historie erhalten Sie trotzdem — nur ohne vorgeschaltete Prüfung.
- Teams mit aktivierter Option „Genehmigung überspringen". Jedes Team hat einen Schalter Genehmigung überspringen (Urlaube automatisch genehmigen). Das ist nützlich für Teams, bei denen die Erfassung wichtig ist, eine formale Freigabe jedoch nicht — Führungsteams, vertrauenswürdige erfahrene Gruppen oder Organisationen, die Urlaub eher als Mitteilung denn als Verhandlung behandeln. Mitglieder eines solchen Teams erhalten sofortige Genehmigung; andere Teams behalten den normalen Ablauf.
Antrag stornieren
Ein ausstehender oder genehmigter Antrag kann von drei Akteuren gelöscht werden: dem Antragsteller selbst, einem Administrator oder einem Teamleiter eines der Teams des Antragstellers. So kann ein Mitarbeiter seinen eigenen Antrag zurückziehen, und ein Leiter kann aufräumen, wenn sich Pläne ändern.
Einrichtung: eine 10-Minuten-Checkliste
- Erstellen Sie Teams, die widerspiegeln, wie die Genehmigung tatsächlich ablaufen soll — die Genehmigung folgt der Teamstruktur, also strukturieren Sie die Teams entsprechend.
- Weisen Sie Teamleiter für jedes Team zu. Denken Sie daran: Jeder Benutzer kann Teamleiter sein, und ein Team kann mehrere haben.
- Entscheiden Sie, wer die Rolle HR-Manager erhält — Personen, die Mitglieder und Teams verwalten, aber nicht unbedingt alles genehmigen sollen.
- Aktivieren Sie „Genehmigung überspringen" für jedes Team, bei dem eine Freigabe nur Theater wäre.
- Überprüfen Sie die E-Mail-Benachrichtigungen mit den Leitern — die Benachrichtigungs-E-Mail berücksichtigt die individuelle Benachrichtigungseinstellung jedes Benutzers.
Ein struktureller Tipp: Soll eine Person über viele Gruppen hinweg genehmigen, machen Sie sie entweder zum Leiter dieser Teams oder geben Sie ihr die Rolle Administrator. Vermeiden Sie das verbreitete Anti-Pattern eines einzigen riesigen „Alle"-Teams mit nur einem überlasteten Genehmiger — mehrere kleine Teams mit lokalen Leitern verteilen die Last und den Kontext.