Dieser Leitfaden zeigt fünf Einstellungen, mit denen Collabin verbreitete Urlaubsregeln abbildet: monatliches Ansparen, Teilkontingente, Mindestvorlauf, die Prüfung der jährlichen zusammenhängenden Erholung und Erinnerungen. Teilkontingente und Sperren sind in den Tarifen Advanced und Pro verfügbar; der Mindestvorlauf als Warnung und die Erinnerungen funktionieren in jedem Tarif.
1. Monatliches Ansparen: Was bedeutet 1/12?
Auf der Seite Anspruchsregeln und Jahreswechsel für die ganze Organisation – oder pro Urlaubsart im Formular der Urlaubsart – legen Sie fest, wann der Jahresanspruch verfügbar wird:
- Der volle Anspruch ab Jahresbeginn – der gesamte Jahresanspruch kann ab Januar genommen werden.
- Monatlich ansparen – zu Beginn jedes Monats kommt 1/12 des Anspruchs zu dem bisher Verfügbaren hinzu.
Das monatliche Ansparen ist keine monatliche Obergrenze: Nicht genommene Tage summieren sich. Bei 27 Tagen Anspruch:
| Monat | Bis dahin insgesamt verfügbar |
|---|---|
| Januar | 2,25 Tage |
| März | 6,75 Tage |
| Juni | 13,5 Tage |
| Oktober | 22,5 Tage |
| Dezember | 27 Tage |
Wer bis Juni nichts genommen hat, kann im Juni 13,5 Tage auf einmal nehmen. Zwei Details sind wichtig:
- Anträge werden am heutigen Datum gemessen. Beantragt jemand im März 10 Tage für August, wird der Antrag mit den bis März angesparten 6,75 Tagen verglichen: Bei einer Warnung kann er trotzdem eingereicht werden, beim Sperren nicht.
- Aus dem Vorjahr übertragene Tage sind sofort verfügbar; für sie gilt das 1/12 nicht.
2. Ein Teilkontingent innerhalb eines Jahreskontingents
Manche Tage gehören zum Jahresurlaub, folgen aber einer eigenen Regel. In Polen zum Beispiel sind 4 der 20 oder 26 Urlaubstage „urlop na żądanie“ – Urlaub auf Abruf, der noch am selben Tag angekündigt werden kann. In Ungarn muss der Arbeitgeber jährlich 7 Tage zu dem vom Arbeitnehmer gewünschten Zeitpunkt gewähren.
So richten Sie es ein:
- Legen Sie eine Urlaubsart für das Teilkontingent an (zum Beispiel „Urlaub auf Abruf“) mit einem jährlichen Kontingent, einem Standardkontingent von 4 Tagen und Sperren.
- Öffnen Sie die Art Urlaub und kreuzen Sie die neue Art unter Teilkontingente an.
Ab dann werden die Tage des Teilkontingents aus dem Urlaubskontingent genommen: Bei 20 Tagen bleiben nach 2 Tagen auf Abruf noch 18. Die eigene Grenze des Teilkontingents (4 Tage) gilt zusätzlich. Sperrt die Urlaubsart, darf auch ein Antrag des Teilkontingents das gemeinsame Kontingent nicht überziehen; bei einer Warnung sehen Genehmigende eine Markierung.
Beim Jahreswechsel bleiben nicht genommene Tage des Teilkontingents im Hauptkontingent und werden nicht separat übertragen. Im Dashboard steht auf der Karte des Teilkontingents „Teil des Kontingents Urlaub“, und die Gesamtübersicht zählt diese Tage nicht doppelt.
3. Mindestvorlauf
Im Abschnitt Antragsregeln einer Urlaubsart legen Sie fest, wie viele Kalendertage vor dem ersten Urlaubstag ein Antrag eingereicht werden muss – zum Beispiel 14 Tage. Kommt ein Antrag später:
- Warnen – der Antrag kann eingereicht werden; Genehmigende sehen auf der Seite Genehmigungen die Markierung „Kurzer Vorlauf“.
- Sperren (Advanced, Pro) – der Antrag kann nicht eingereicht werden; das Antragsformular erklärt, wie lange im Voraus er hätte gestellt werden müssen.
Wird ein eingereichter Antrag geändert, prüfen wir nur die neu hinzugefügten Tage: Einen Antrag zu verkürzen oder die Begründung zu korrigieren, lässt sich immer speichern. Über die REST-API erfasste Abwesenheiten schränkt diese Regel nicht ein, weil Integrationen Urlaub oft nachträglich erfassen.
4. Die jährliche zusammenhängende Erholung prüfen
In vielen Ländern steht mindestens einmal im Jahr eine etwa zweiwöchige zusammenhängende Erholung zu: 14 Tage in Ungarn und Polen, zwei Wochen in der Slowakei, 12 aufeinanderfolgende Werktage in Deutschland. Schalten Sie auf der Seite Anspruchsregeln und Jahreswechsel die Option Zusammenhängende Erholung prüfen ein, legen Sie die Anzahl der Tage fest und kreuzen Sie die zählenden Urlaubsarten an – meist nur den Urlaub, denn Homeoffice ist Arbeit und Krankheit keine Erholung.
Ein Erholungsblock besteht aus aufeinanderfolgenden Urlaubstagen der ausgewählten Arten zusammen mit den Wochenenden und Feiertagen dazwischen; ein halber Tag zählt nicht als ganzer freier Tag. Urlaub von einem Montag bis zum Freitag der folgenden Woche ergibt mit den Wochenenden davor und danach 16 Tage Erholung.
Der Reiter Erholungsblöcke auf der Seite Statistiken zeigt den Status jeder Person – genommen, geplant (genehmigt, aber noch bevorstehend), wartet auf Genehmigung oder fehlt – mit Excel-Export. Die Seite Statistiken ist Teil der Tarife Advanced und Pro.
5. Erinnerungen an den restlichen Urlaub
Nach der Rechtsprechung des EuGH kann nicht genommener Urlaub nur verfallen, wenn der Arbeitgeber vorher darauf hingewiesen hat. Mit Erinnerungen senden erhält jede betroffene Person an den gewählten Tagen (zum Beispiel am 1. Oktober und 1. Dezember) eine Benachrichtigung und eine E-Mail
- mit den noch nicht geplanten Urlaubstagen des Jahres pro Urlaubsart (mit dem vollen Jahresanspruch, abzüglich genehmigter und offener Anträge),
- und, wenn die Prüfung der zusammenhängenden Erholung eingeschaltet ist, mit dem Hinweis auf eine in diesem Jahr noch fehlende Erholung.
Erinnert werden nur Personen, die noch etwas zu planen haben, und ihre Benachrichtigungseinstellungen werden berücksichtigt. Krankheit, unbezahlte Arten und Teilkontingente sind nicht enthalten. Jede Erinnerung wird einmal gesendet und protokolliert, sodass sich später belegen lässt, wer wann hingewiesen wurde.
Jahreswechsel mit Standardkontingent
Hat eine jährliche Urlaubsart ein Standardkontingent, nehmen auch Personen ohne individuellen Wert am Jahreswechsel teil: Ihre nicht genommenen Tage werden bis zur Obergrenze übertragen, und ihre Zeile im neuen Jahr folgt weiterhin dem Standardkontingent. Erhöhen Sie den Standard später, wächst auch ihr Anspruch.
In der REST-API
GET /v1/leave-types liefert auch min_notice_days und notice_policy, und die deducting_leave_type_ids einer jährlichen Art nennen ihre Teilkontingente. POST /v1/leaves antwortet mit 422 QUOTA_EXCEEDED, wenn ein Antrag eines Teilkontingents ein sperrendes gemeinsames Kontingent überziehen würde – siehe den API-Schnellstart.