Bei festen Arbeitszeiten wie 08:00–16:30 oder 07:30–16:00 kann Collabin monatliche Anwesenheitsblätter aus wiederverwendbaren Arbeitszeitplänen vorausfüllen. Zuweisungen haben ein Gültigkeitsdatum. Die tägliche Anwesenheits-E-Mail zeigt Mitarbeitende in einzelnen Tabellenzeilen mit farbigen Statusmarkierungen.
Vorlagen erstellen und zuweisen
Öffnen Sie als Admin Allgemeine Einstellungen → Arbeitszeitpläne. Geben Sie Name, Beginn, Ende und unbezahlte Pause in Minuten ein. 08:00–16:30 mit 30 Minuten Pause ergibt beispielsweise 8 Arbeitsstunden. Die Pause muss Ihrer tatsächlichen Regelung entsprechen. Beginn und Ende liegen am selben Tag; Arbeitstage folgen dem Firmenkalender einschließlich Feiertagen und zusätzlichen Arbeitstagen.
Öffnen Sie bei einem Mitglied den Tab Arbeitszeitplan, wählen Sie eine Vorlage und Gültig ab, und speichern Sie die Zuweisung. Neue Mitglieder müssen zuerst gespeichert werden. In den allgemeinen Einstellungen können Sie einen Plan auch mehreren Mitgliedern gemeinsam zuweisen.
Eine Zuweisung ab 1. November verändert nicht die Oktoberzeiten. Bei gleichem Gültigkeitsdatum gilt die neueste Zuweisung; ältere Einträge bleiben erhalten. Rückdatierte Korrekturen ändern bewusst neu erzeugte Blätter des betroffenen Zeitraums. Kein Plan / manuelle Eingabe beendet das Vorausfüllen ab dem gewählten Datum.
Vorlagenzeiten werden nicht überschrieben. Kopieren Sie eine Vorlage ins Formular, erstellen Sie den Ersatz und weisen Sie ihn ab einem Datum zu. Archivierte Vorlagen sind für neue Zuweisungen gesperrt, bleiben aber für bestehende Zuweisungen nutzbar.
Homeoffice und Anwesenheitsblätter
Aktivieren Sie bei der für Homeoffice verwendeten Abwesenheitsart Gilt als Arbeitszeit. Bei bestehenden Arten ist diese Einstellung zunächst ausgeschaltet. Sie hängt nicht vom Namen der Art ab. Für Urlaub und Krankheit bleibt sie aus. Urlaubskontingente werden dadurch nicht geändert.
Wählen Sie unter Berichte → Anwesenheitsblätter Monat und Mitglieder und aktivieren Sie Arbeitszeiten vorausfüllen. Standardmäßig ist die Option aus. Die Blätter sind in Advanced und Pro verfügbar, mit einer A4-Seite je Mitglied und PDF-Speicherung über den Druckdialog.
Büroarbeit und entsprechend markiertes Homeoffice erhalten die zugewiesenen Zeiten und die Dauer abzüglich Pause. Ganztägige genehmigte Abwesenheiten und arbeitsfreie Tage bleiben leer. Bei halbtägigem Urlaub oder fehlendem Plan ist manuelle Eingabe nötig; die Vorschau warnt und unvollständige Monatssummen bleiben leer. Halbtägiges Homeoffice allein verkürzt den Arbeitstag nicht. Ausgeblendete Abwesenheitsnamen ändern diese Regeln nicht.
Die Werte stammen aus dem Arbeitszeitplan und sind keine erfassten Ankunftszeiten. Prüfen und korrigieren Sie das Blatt vor der Unterschrift. Überstunden, wechselnde und nächtliche Schichten gehören nicht zu dieser Funktion.
E-Mail und API
Die tägliche E-Mail enthält einzelne Zeilen, farbige Statusmarkierungen, Gruppenanzahlen und Hinweise auf halbe Tage. Teamfilter, Berechtigungen und das Ausblenden der Namen im Büro bleiben erhalten.
Die Pro-API bietet /v1/work-schedules, /v1/work-schedule-assignments und /v1/reports/attendance. Zuweisungen verwenden user_ids, schedule_id und effective_from; include_work_times=true aktiviert das Vorausfüllen. Änderungen benötigen einen API-Schlüssel mit Schreibberechtigung. Weitere Grundlagen: API-Schnellstart.