„Ki hagyja jóvá a szabadságomat?" — ez az első kérdés, amikor egy csapat leváltja a táblázatokat. A Collabin válasza szándékosan egyszerű: a jóváhagyási jog a csapatvezetéshez kötődik, nem a beosztáshoz — az adminok jelentik a biztonsági hálót, és van kiút azoknak a csapatoknak, akiknek egyáltalán nem kell jóváhagyás. Ez az útmutató a teljes folyamatot végigjárja a beadástól a döntésig.
A három szerepkör — és az egy megbízás, ami igazán számít
A Collabinban három szerepkör van:
| Munkavállaló | HR Menedzser | Admin | |
|---|---|---|---|
| Saját adatok megtekintése | ✓ | ✓ | ✓ |
| Csapatszabadságok látása | saját csapatok | saját csapatok | ✓ |
| Szabadság jóváhagyása | csak ahol Csapatvezető | csak ahol Csapatvezető | ✓ mindenhol |
| Felhasználók kezelése | – | ✓ (Admint nem) | ✓ |
| Csapatok kezelése | – | ✓ | ✓ |
| Rendszerbeállítások és számlázás | – | – | ✓ |
A kulcs: a Csapatvezető nem szerepkör, hanem csapatonkénti megbízás. Bármely felhasználó — Munkavállaló vagy HR Menedzser — beállítható egy csapat vezetőjének. A csapat tagjainak jóváhagyása ebből a megbízásból fakad, nem a szerepkörből. Egy HR Menedzser, aki egyetlen csapatot sem vezet, szervezhet embereket és csapatokat, de nem hagy jóvá semmit; egy sima Munkavállaló, aki a support csapat vezetője, jóváhagyja a support kérelmeit.
Az Admin a kivétel: ő a szervezet bármely kérelmét jóváhagyhatja vagy elutasíthatja, csapattagságtól függetlenül.
A folyamat lépésről lépésre
1. A munkavállaló beadja a kérelmet
A kérelem függő státuszban jön létre. A Collabin azonnal e-mailt küld a kérelmező összes csapatának vezetőjéhez (minden vezetőnek egyszer, és csak azoknak, akiknél az e-mail-értesítés be van kapcsolva). Ha valaki két csapat tagja, mindkét csapat vezetői értesülnek — és bármelyikük dönthet.
2. Egy vezető vagy admin dönt
A jóváhagyók a Jóváhagyások oldalon látják a várakozó kérelmeket. A jóváhagyás egy kattintás; elutasításnál megadható egy indoklás, amely a kérelmen tárolódik, és a munkavállaló is látja.
3. A munkavállaló értesül
A kérelmező e-mailben kapja meg a döntést. Ugyanebben a pillanatban elsül a leave.status_changed webhook-esemény, így a Slack-csatornák, no-code automatizálások vagy HR-rendszerek azonnal értesülnek.
A jóváhagyott szabadság ezután mindenhol megjelenik: az alkalmazás naptárában, a szinkronizált Google/Outlook/Apple naptárakban, a jelentésekben és az API-ban.
Mikor marad ki teljesen a jóváhagyás
Két esetben a kérelem a beadás pillanatában automatikusan elfogadásra kerül:
- Free csomag. A jóváhagyás Advanced/Pro funkció; az ingyenes csomagban minden kérelem azonnal jóváhagyottként rögzül. A közös naptár és az előzmények így is megvannak — csak nincs kapu előttük.
- „Jóváhagyás megkerülése" kapcsolós csapatok. Minden csapatnál bekapcsolható a Jóváhagyás megkerülése (szabadságok automatikus elfogadása). Ott hasznos, ahol a nyilvántartás számít, de az aláírás nem — vezetői csapatok, tapasztalt seniorok, vagy olyan szervezetek, ahol a szabadság bejelentés, nem alku tárgya. Az ilyen csapat tagjai azonnali elfogadást kapnak; a többi csapatnál marad a normál folyamat.
Kérelem visszavonása
Függő vagy jóváhagyott kérelmet három szereplő törölhet: maga a kérelmező, egy Admin, vagy a kérelmező bármely csapatának Csapatvezetője. Így a munkavállaló visszavonhatja a saját kérelmét, a vezető pedig rendet tehet, ha változnak a tervek.
Beállítás: 10 perces ellenőrzőlista
- Hozz létre csapatokat úgy, ahogy a jóváhagyásnak ténylegesen folynia kell — a jóváhagyás a csapatszerkezetet követi, ezért a csapatokat ehhez igazítsd.
- Jelölj ki Csapatvezetőket minden csapatnál. Ne feledd: bárki lehet az, és egy csapatnak több vezetője is lehet.
- Döntsd el, ki kapjon HR Menedzser szerepkört — azok, akik tagokat és csapatokat kezelnek, de nem feltétlenül nekik kell mindent jóváhagyniuk.
- Kapcsold be a „Jóváhagyás megkerülése" opciót ott, ahol az aláírás csak színjáték lenne.
- Ellenőrizd az e-mail-értesítéseket a vezetőknél — az értesítő e-mail az egyéni beállítást tiszteletben tartja.
Egy szerkezeti tipp: ha valakinek sok csoport felett kell jóváhagynia, vagy tedd meg az érintett csapatok vezetőjének, vagy adj neki Admint. Kerüld a gyakori anti-mintát: egyetlen óriási „Mindenki" csapat egyetlen túlterhelt jóváhagyóval — több kis csapat helyi vezetőkkel jobban elosztja a terhet és a kontextust is.