Ez az útmutató öt beállítást mutat be, amelyekkel a Collabin a cégeknél elterjedt szabadságszabályokat követi: a havi jóváírást, a részkeretet, a minimális előzetes bejelentést, az éves egybefüggő pihenő figyelését és az emlékeztetőket. A részkeret és a tiltások az Advanced és Pro csomagban érhetők el; az előzetes bejelentés figyelmeztetésként és az emlékeztetők minden csomagban működnek.
1. Havi jóváírás: mit jelent az 1/12?
A Keretkezelés és évváltás oldalon a szervezet egészére, a szabadságtípus űrlapján pedig típusonként választhatod ki, mikor válik elérhetővé az éves keret:
- A teljes keret az év elejétől — januártól a teljes éves keret kivehető.
- Havonta gyűlik — minden hónap elején a keret 1/12 része adódik hozzá ahhoz, ami addig elérhető volt.
A havi jóváírás nem havi felső határ: a ki nem vett napok halmozódnak. 27 napos keretnél így alakul:
| Hónap | Addig összesen elérhető |
|---|---|
| január | 2,25 nap |
| március | 6,75 nap |
| június | 13,5 nap |
| október | 22,5 nap |
| december | 27 nap |
Aki júniusig semmit nem vett ki, júniusban egyszerre kivehet 13,5 napot. Két részlet fontos:
- A rendszer a mai dátumhoz méri a kérelmeket. Ha valaki márciusban kér 10 napot augusztusra, a márciusig jóváírt 6,75 naphoz mérjük: figyelmeztetésnél a kérelem beküldhető, tiltásnál nem.
- Az előző évből áthozott napok azonnal elérhetők, rájuk nem vonatkozik az 1/12.
2. Részkeret egy éves kereten belül
Vannak napok, amelyek a szabadság részei, de saját szabály vonatkozik rájuk. Lengyelországban például a 20 vagy 26 napos szabadságból 4 nap „urlop na żądanie”, vagyis legkésőbb az adott napon bejelentve is kivehető. Magyarországon a munkáltató évente 7 napot a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban köteles kiadni.
Így állítod be:
- Hozz létre egy típust a részkeretnek (például „Kérésre kiadható nap”) éves kerettel, 4 nap alapértelmezett kerettel és Tiltás beállítással.
- Nyisd meg a Szabadság típust, és a Részkeretek listában jelöld be az új típust.
Ettől kezdve a részkeret napjai a szabadság keretéből fogynak: 20 napos keretnél 2 kérésre kiadható nap után 18 nap marad. A részkeret saját korlátja (4 nap) is érvényes. Ha a szabadságtípus Tiltás beállítású, a részkeret kérelme sem viheti mínuszba a közös keretet; figyelmeztetésnél a jóváhagyó lát jelölést.
Évváltáskor a részkeret ki nem vett napjai a fő keretben maradnak, ezeket külön nem visszük át. Az irányítópulton a részkeret kártyáján ez áll: „A(z) Szabadság keret része”, az összesítő pedig nem számolja kétszer ezeket a napokat.
3. Minimális előzetes bejelentés
A szabadságtípus Kérési szabályok részében megadhatod, hány naptári nappal a szabadság első napja előtt kell beküldeni a kérelmet, például 14 nappal. Ha valaki később kér:
- Figyelmeztetés — a kérelem beküldhető, a jóváhagyó a Jóváhagyások oldalon „Rövid határidő” jelölést lát.
- Tiltás (Advanced, Pro) — a kérelem nem küldhető be; a kéreleműrlap megmutatja, hány nappal előre kellett volna kérni.
Már beküldött kérelem módosításakor csak az újonnan hozzáadott napokat ellenőrizzük: egy kérelem rövidítése vagy az indoklás javítása mindig menthető. A REST API-n rögzített távolléteket ez a szabály nem korlátozza, mert az integrációk gyakran utólag rögzítenek.
4. Az éves egybefüggő pihenő figyelése
Sok országban évente legalább egyszer kéthetes egybefüggő pihenő jár: Magyarországon és Lengyelországban 14 nap, Szlovákiában két hét, Németországban 12 egymást követő munkanap (Werktag). A Keretkezelés és évváltás oldalon kapcsold be az Egybefüggő pihenő figyelése beállítást, add meg a napok számát, és jelöld be, mely típusok számítanak bele — jellemzően csak a szabadság, hiszen a home office munkavégzés, a betegség pedig nem pihenő.
Egy pihenőidő a kiválasztott típusok egymást követő szabadságnapjaiból és a közéjük eső hétvégékből, munkaszüneti napokból áll; a fél nap nem számít egész szabadnapnak. Egy hétfőtől a következő hét péntekig tartó szabadság a két szélső hétvégével együtt 16 napos pihenő.
A Statisztika oldal Egybefüggő pihenő fülén munkatársanként látod az állapotot — kivette, betervezve (jóváhagyott, de még előttünk van), jóváhagyásra vár vagy hiányzik —, Excel-exporttal. A Statisztika oldal az Advanced és Pro csomag része.
5. Emlékeztetők a megmaradt szabadságról
Az uniós bírósági gyakorlat szerint a ki nem vett szabadság csak a munkáltató előzetes figyelmeztetése után veszhet el. Az Emlékeztetők küldése beállítással a megadott napokon (például október 1-jén és december 1-jén) minden érintett munkatárs értesítést és e-mailt kap arról,
- hány napja nincs még betervezve az évből szabadságtípusonként (a teljes éves kerettel számolva, a jóváhagyott és a függő kérelmek levonásával),
- és ha az egybefüggő pihenő figyelése be van kapcsolva, arról is, ha idén még nem volt ilyen pihenője.
Csak az kap emlékeztetőt, akinek van még mit terveznie, és az értesítési beállításait figyelembe vesszük. A betegszabadság, a fizetés nélküli és a részkeret típusok nem szerepelnek benne. Minden emlékeztetőt egyszer küldünk el, és naplózzuk, így később is igazolható, ki mikor kapott figyelmeztetést.
Évváltás az alapértelmezett kerettel
Ha egy éves típusnak van alapértelmezett kerete, azok a munkatársak is részt vesznek az évváltásban, akiknek nincs egyéni értékük: a ki nem vett napjaikat a beállított felső határig átvisszük, az új év sora pedig továbbra is az alapértelmezett keretet követi. Ha később megemeled az alapértelmezett keretet, az ő keretük is nő.
A REST API-ban
A GET /v1/leave-types a min_notice_days és notice_policy mezőket is visszaadja, az éves típusok deducting_leave_type_ids listája pedig a részkereteket. A POST /v1/leaves 422 QUOTA_EXCEEDED választ ad, ha egy részkeret kérelme túllépné a tiltó közös keretet — lásd az API gyorsindítót.