Ha az egyik kolléga 08:00–16:30, a másik 07:30–16:00 között dolgozik, a havi jelenléti ívet nem kell minden alkalommal ugyanazokkal az időpontokkal kitölteni. A Collabinban központi munkarendsablont hozhatsz létre, kezdődátummal hozzárendelheted a tagokhoz, majd bekapcsolhatod a munkaidő előkitöltését a jelenléti íven. A napi jelenléti e-mail személyenkénti sorokkal és színes státuszjelöléssel segíti az áttekintést.
1. Hozd létre a munkarendsablonokat
Adminként nyisd meg az Általános beállítások → Munkarendek részt. Adj meg egy nevet, kezdést, befejezést és a munkaidőbe nem számító szünet hosszát percben.
| Sablon | Kezdés | Befejezés | Szünet | Napi munkaidő |
|---|---|---|---|---|
| Irodai | 08:00 | 16:30 | 30 perc | 8 óra |
| Korai | 07:30 | 16:00 | 30 perc | 8 óra |
| Részmunkaidős | 08:00 | 12:00 | 0 perc | 4 óra |
A szünetet a saját munkarendetek szerint állítsd be: a 30 perc csak példa. A kezdés és befejezés ugyanarra a napra esik. A munkanapokat továbbra is a céges munkanaptár határozza meg, az ünnepnapokkal és az áthelyezett munkanapokkal együtt.
2. Rendeld hozzá dátummal a tagokhoz
A Tagok oldalon nyisd meg egy tag szerkesztését, majd a Munkarend fület. Válassz sablont, add meg az Érvényes ettől dátumot, és kattints a Hozzárendelés mentése gombra. Új tagot előbb el kell menteni. Több taghoz egyszerre az általános beállítások Hozzárendelés több taghoz gombjával rendelhetsz munkarendet.
A hozzárendelések története megmarad. Egy november 1-jétől érvényes új munkarend nem módosítja az októberi időpontokat. Ha ugyanarra a kezdődátumra javítást mentesz, a legutóbbi bejegyzés érvényes; a régi továbbra is látható az előzményekben. Visszamenőleges dátum megadása az érintett időszak újragenerált íveit is módosítja.
A Nincs munkarend / kézi kitöltés választással a megadott dátumtól leállíthatod az előkitöltést. A sablonok órái nem írhatók át: változtatáshoz használd a Másolás az űrlapra gombot, hozd létre az új sablont, és rendeld hozzá az új kezdődátummal. A régi sablon archiválható, de a korábbi hozzárendeléseknél továbbra is működik.
3. Jelöld munkavégzésnek a home office-t
Az általános beállításokban szerkeszd a HO-hoz használt szabadságtípust, és kapcsold be a Munkavégzésnek számít jelölést. Ez a típus nevétől függetlenül működik, így az átnevezése nem rontja el a kitöltést. A meglévő típusoknál a jelölés alapból kikapcsolt; a HO-hoz külön engedélyezni kell.
Szabadságnál és betegségnél hagyd kikapcsolva. Ez a jelölés a jelenléti ív előkitöltését szabályozza, a szabadságkereteket nem módosítja.
4. Készítsd el a jelenléti ívet
A Jelentések → Jelenléti ív oldalon válaszd ki a hónapot és a tagokat, majd kapcsold be a Munkaidő előkitöltése lehetőséget. A kapcsoló alapból kikapcsolt. A nyomtatási nézetből PDF-be is menthetsz. A jelenléti ív az Advanced és Pro csomagban érhető el.
- Irodai munkanapon és munkavégzésként jelölt HO esetén megjelenik a kezdés, befejezés és a szünettel csökkentett munkaidő.
- Teljes napos jóváhagyott szabadságnál, betegségnél és pihenőnapon az időpontok üresek maradnak.
- Fél napos szabadságnál a pontos időpontok nem ismertek, ezért kézi kitöltés szükséges. Fél nap HO önmagában nem rövidíti a munkanapot.
- Hiányzó munkarendnél szintén üres marad az időpont. Az előnézet figyelmeztet; hiányos hónapnál a havi összesítés sem kap félrevezető részösszeget.
A távollétek szövegének elrejtése nem kapcsolja ki a szabadságok figyelembevételét. Az ív munkarendből előkitöltött dokumentum: aláírás előtt ellenőrizni kell, és szükség esetén kézzel javítani. Nem beléptetési adatokból készül, és nem számol túlórát. Többhetes váltás és éjszakai műszak nem része ennek a funkciónak.
Áttekinthető napi e-mail
A napi jelentésben minden felsorolt munkatárs külön táblázatsort kap. Színes státuszjelölések és csoportonkénti létszámok segítik az olvasást, a fél napos státusz külön felirattal jelenik meg. Az irodában dolgozók neve továbbra is elrejthető a napi jelentés beállításaiban. A csapatszűrés és a jogosultságok megmaradnak.
API-integráció
A Pro csomag API-jában a /v1/work-schedules végponttal kezelheted a sablonokat, a /v1/work-schedule-assignments végponttal hozzárendelhetsz akár több tagot is. A hozzárendeléshez user_ids, schedule_id és effective_from mező szükséges. A /v1/reports/attendance lekérdezésben az include_work_times=true kapcsolja be az időpontokat. A módosításokhoz írási jogosultságú API-kulcs kell; az olvasási kulcs nem írhat át beállításokat.
Az API használatának alapjait az API-gyorskezdő útmutató mutatja be.