Ten przewodnik pokazuje pięć ustawień, dzięki którym Collabin odwzorowuje popularne zasady urlopowe: naliczanie co miesiąc, limity częściowe, minimalne wyprzedzenie, kontrolę corocznego nieprzerwanego odpoczynku i przypomnienia. Limity częściowe i blokady są dostępne w planach Advanced i Pro; wyprzedzenie w formie ostrzeżenia oraz przypomnienia działają w każdym planie.
1. Naliczanie co miesiąc: co oznacza 1/12?
Na stronie Zasady limitów i zmiana roku dla całej organizacji – albo osobno dla typu urlopu w jego formularzu – wybierasz, kiedy roczny limit staje się dostępny:
- Cały limit od początku roku – cały roczny limit można wykorzystać od stycznia.
- Narasta co miesiąc – na początku każdego miesiąca do dotychczas dostępnej puli dochodzi 1/12 limitu.
Naliczanie co miesiąc nie jest miesięcznym limitem górnym: niewykorzystane dni się sumują. Przy limicie 27 dni:
| Miesiąc | Łącznie dostępne do tego czasu |
|---|---|
| styczeń | 2,25 dnia |
| marzec | 6,75 dnia |
| czerwiec | 13,5 dnia |
| październik | 22,5 dnia |
| grudzień | 27 dni |
Osoba, która do czerwca nic nie wykorzystała, może w czerwcu wziąć naraz 13,5 dnia. Ważne są dwa szczegóły:
- Wnioski są porównywane z dzisiejszą datą. Jeśli ktoś w marcu prosi o 10 dni w sierpniu, wniosek jest porównywany z 6,75 dnia naliczonymi do marca: przy ostrzeżeniu można go wysłać, przy blokadzie nie.
- Dni przeniesione z poprzedniego roku są dostępne od razu; zasada 1/12 ich nie dotyczy.
2. Limit częściowy w ramach limitu rocznego
Niektóre dni są częścią urlopu wypoczynkowego, ale obowiązuje je własna zasada. W Polsce na przykład 4 z 20 lub 26 dni to urlop na żądanie, który można zgłosić najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Na Węgrzech pracodawca musi co roku udzielić 7 dni w terminie wskazanym przez pracownika.
Jak to skonfigurować:
- Utwórz typ urlopu dla limitu częściowego (na przykład „Urlop na żądanie”) z limitem rocznym, domyślnym limitem 4 dni i ustawieniem Blokada.
- Otwórz typ Urlop wypoczynkowy i zaznacz nowy typ na liście Limity częściowe.
Od tej chwili dni limitu częściowego są pobierane z limitu urlopu wypoczynkowego: przy 20 dniach po 2 dniach na żądanie zostaje 18. Własny limit typu (4 dni) również obowiązuje. Jeśli urlop wypoczynkowy ma ustawienie Blokada, wniosek z limitu częściowego także nie może przekroczyć wspólnej puli; przy ostrzeżeniu zatwierdzający widzą oznaczenie.
Przy zmianie roku niewykorzystane dni limitu częściowego zostają w limicie głównym i nie są przenoszone osobno. Na pulpicie karta limitu częściowego informuje „Część limitu Urlop wypoczynkowy”, a podsumowanie nie liczy tych dni podwójnie.
3. Minimalne wyprzedzenie
W sekcji Zasady składania wniosków typu urlopu ustawisz, ile dni kalendarzowych przed pierwszym dniem urlopu trzeba wysłać wniosek – na przykład 14 dni. Gdy wniosek wpłynie później:
- Ostrzeżenie – wniosek można wysłać; zatwierdzający widzą na stronie Zatwierdzanie oznaczenie „Krótkie wyprzedzenie”.
- Blokada (Advanced, Pro) – wniosku nie można wysłać; formularz wyjaśnia, z jakim wyprzedzeniem należało go złożyć.
Przy zmianie wysłanego wniosku sprawdzamy tylko nowo dodane dni: skrócenie wniosku albo poprawienie uzasadnienia zawsze da się zapisać. Ta zasada nie ogranicza nieobecności rejestrowanych przez REST API, ponieważ integracje często wprowadzają urlopy po fakcie.
4. Kontrola corocznego nieprzerwanego odpoczynku
W wielu krajach co najmniej raz w roku przysługuje mniej więcej dwutygodniowy nieprzerwany odpoczynek: 14 dni kalendarzowych w Polsce i na Węgrzech, dwa tygodnie na Słowacji, 12 kolejnych dni roboczych (Werktage) w Niemczech. Na stronie Zasady limitów i zmiana roku włącz Monitoruj nieprzerwany odpoczynek, podaj liczbę dni i zaznacz typy, które się liczą – zwykle tylko urlop wypoczynkowy, bo praca zdalna to praca, a zwolnienie chorobowe to nie odpoczynek.
Okres odpoczynku to kolejne dni urlopu wybranych typów wraz z weekendami i świętami pomiędzy nimi; pół dnia nie liczy się jako cały dzień wolny. Urlop od poniedziałku do piątku następnego tygodnia daje razem z weekendami po obu stronach 16 dni odpoczynku.
Zakładka Nieprzerwany odpoczynek na stronie Statystyki pokazuje status każdej osoby – wykorzystany, zaplanowany (zatwierdzony, ale jeszcze przed nami), czeka na zatwierdzenie lub brak – z eksportem do Excela. Strona Statystyki jest częścią planów Advanced i Pro.
5. Przypomnienia o pozostałym urlopie
Zgodnie z orzecznictwem TSUE niewykorzystany urlop może przepaść tylko po wcześniejszym ostrzeżeniu ze strony pracodawcy. Dzięki opcji Wysyłaj przypomnienia w wybrane dni (na przykład 1 października i 1 grudnia) każda zainteresowana osoba otrzymuje powiadomienie i e-mail
- z liczbą niezaplanowanych dni w roku dla każdego typu urlopu (liczoną od pełnego limitu rocznego, po odjęciu wniosków zatwierdzonych i oczekujących),
- a gdy kontrola nieprzerwanego odpoczynku jest włączona – także z informacją, że w tym roku nie było jeszcze takiego odpoczynku.
Przypomnienie otrzymują tylko osoby, które mają jeszcze coś do zaplanowania, a ich ustawienia powiadomień są respektowane. Zwolnienia chorobowe, typy bezpłatne i limity częściowe nie są uwzględniane. Każde przypomnienie jest wysyłane raz i rejestrowane, więc później można wykazać, kto i kiedy został ostrzeżony.
Zmiana roku z limitem domyślnym
Jeśli roczny typ urlopu ma limit domyślny, w zmianie roku biorą udział również osoby bez indywidualnej wartości: ich niewykorzystane dni są przenoszone do ustawionego limitu, a ich wiersz w nowym roku nadal podąża za limitem domyślnym. Gdy później podniesiesz limit domyślny, wzrośnie także ich limit.
W REST API
GET /v1/leave-types zwraca też pola min_notice_days i notice_policy, a lista deducting_leave_type_ids typu rocznego wskazuje jego limity częściowe. POST /v1/leaves odpowiada 422 QUOTA_EXCEEDED, gdy wniosek z limitu częściowego przekroczyłby blokującą wspólną pulę – zobacz szybki start API.