„Kto schvaľuje moju dovolenku?" je prvá otázka, ktorú si položí každý tím pri odchode od tabuliek. Odpoveď Collabin je zámerne jednoduchá: právo schvaľovať sa odvíja od vedenia tímu, nie od pracovnej pozície — s administrátormi ako poistkou a možnosťou vypnutia schvaľovania pre tímy, ktoré ho vôbec nechcú. Tento návod prejde celým procesom, od podania žiadosti až po rozhodnutie.
Tri role — a jedno priradenie, na ktorom všetko závisí
Collabin má tri role:
| Zamestnanec | HR manažér | Administrátor | |
|---|---|---|---|
| Zobrazenie vlastných údajov | ✓ | ✓ | ✓ |
| Zobrazenie dovoleniek tímu | vlastné tímy | vlastné tímy | ✓ |
| Schvaľovanie dovoleniek | iba kde je Vedúci tímu | iba kde je Vedúci tímu | ✓ všade |
| Správa používateľov | – | ✓ (okrem administrátorov) | ✓ |
| Správa tímov | – | ✓ | ✓ |
| Systémové nastavenia a fakturácia | – | – | ✓ |
Kľúčové je toto: Vedúci tímu nie je rola — je to priradenie pre konkrétny tím. Vedúcim tímu môže byť určený ktorýkoľvek používateľ, či už Zamestnanec alebo HR manažér. Právo schvaľovať žiadosti členov daného tímu vyplýva z tohto priradenia, nie z role. HR manažér, ktorý nevedie žiadny tím, môže organizovať ľudí a tímy, ale nič neschvaľuje; bežný Zamestnanec, ktorý vedie tím podpory, schvaľuje žiadosti tímu podpory.
Administrátori sú výnimkou: môžu schváliť (alebo zamietnuť) ktorúkoľvek žiadosť v organizácii, bez ohľadu na tímy.
Priebeh, krok za krokom
1. Zamestnanec podá žiadosť
Žiadosť sa vytvorí so stavom čakajúci. Collabin okamžite odošle e-mail vedúcim každého tímu, ktorého je žiadateľ členom (každému vedúcemu raz, a len tým, ktorí majú zapnuté e-mailové upozornenia). Ak je niekto členom dvoch tímov, sú upozornení vedúci oboch tímov — a rozhodnúť môže ktorýkoľvek z nich.
2. Vedúci alebo administrátor rozhodne
Osoby, ktoré schvaľujú, vidia čakajúce žiadosti na stránke Schvaľovanie. Schválenie je jedno kliknutie; zamietnutie ponúkne nepovinný dôvod zamietnutia, ktorý sa uloží k žiadosti a je viditeľný pre zamestnanca.
3. Zamestnanec je informovaný
Žiadateľ dostane e-mail s rozhodnutím. V tom istom okamihu sa spustí webhook udalosť leave.status_changed, takže Slack kanály, no-code automatizácie alebo HR systémy sa o rozhodnutí dozvedia okamžite.
Schválené dovolenky sa potom zobrazia všade ďalej: v kalendári aplikácie, v synchronizovaných kalendároch Google/Outlook/Apple, v reportoch a v API.
Kedy žiadosť úplne obíde schvaľovanie
Dve situácie automaticky schvália žiadosť hneď v momente podania:
- Plán Bezplatný. Schvaľovanie je funkcia plánov Pokročilý/Pro; v pláne Bezplatný sa každá žiadosť okamžite zaznamená ako schválená. Spoločný kalendár a história sú dostupné rovnako — len bez brány pred nimi.
- Tímy so zapnutou možnosťou „Obísť schvaľovanie". Každý tím má prepínač Obísť schvaľovanie (automatické schvaľovanie dovoleniek). Je užitočný pre tímy, kde záleží na evidencii, ale nie na formálnom súhlase — vedúce tímy, dôveryhodné seniorné skupiny alebo organizácie, ktoré berú dovolenku ako oznámenie, nie ako rokovanie. Členovia takéhoto tímu majú schválenie okamžite; ostatné tímy si zachovávajú bežný postup.
Zrušenie žiadosti
Čakajúcu alebo schválenú žiadosť môžu odstrániť tri osoby: samotný žiadateľ, administrátor alebo vedúci tímu ktoréhokoľvek z tímov žiadateľa. Zamestnanec tak môže stiahnuť vlastnú žiadosť a vedúci môže upraviť situáciu, keď sa zmenia plány.
Nastavenie: 10-minútový kontrolný zoznam
- Vytvorte tímy, ktoré zrkadlia, ako by mal proces schvaľovania reálne fungovať — schvaľovanie sa odvíja od štruktúry tímov, preto ich tak aj nastavte.
- Priraďte vedúcich tímov v každom tíme. Pamätajte: vedúcim môže byť ktorýkoľvek používateľ a tím môže mať viacerých.
- Rozhodnite, kto získa rolu HR manažéra — ľudia, ktorí riadia členov a tímy, ale nemusia nutne schvaľovať všetko.
- Zapnite „Obísť schvaľovanie" pre každý tím, kde by formálny súhlas bol len divadlom.
- Overte e-mailové upozornenia u vedúcich — upozorňovací e-mail rešpektuje vlastné nastavenie upozornení každého používateľa.
Jedna štrukturálna rada: ak by mala osoba schvaľovať vo viacerých skupinách, urobte z nej buď vedúceho týchto tímov, alebo jej pridajte rolu Administrátora. Vyhnite sa bežnému anti-vzoru jedného obrovského tímu „Všetci" s jedinou preťaženou osobou, ktorá schvaľuje — viacero malých tímov s lokálnymi vedúcimi rozkladá záťaž aj kontext.