Tento návod predstavuje päť nastavení, ktorými Collabin pokrýva rozšírené pravidlá voľna: mesačné narastanie, čiastkové nároky, minimálny predstih, kontrolu ročného súvislého odpočinku a pripomienky. Čiastkové nároky a blokovanie sú dostupné v plánoch Advanced a Pro; predstih vo forme upozornenia a pripomienky fungujú v každom pláne.
1. Mesačné narastanie: čo znamená 1/12?
Na stránke Pravidlá nárokov a prechod roka pre celú organizáciu – alebo pre jednotlivý typ vo formulári typu voľna – zvolíte, kedy sa ročný nárok sprístupní:
- Celý nárok od začiatku roka – celý ročný nárok možno čerpať od januára.
- Narastá mesačne – na začiatku každého mesiaca pribudne 1/12 nároku k tomu, čo bolo dovtedy k dispozícii.
Mesačné narastanie nie je mesačný strop: nevyčerpané dni sa sčítavajú. Pri nároku 27 dní:
| Mesiac | Dovtedy spolu k dispozícii |
|---|---|
| január | 2,25 dňa |
| marec | 6,75 dňa |
| jún | 13,5 dňa |
| október | 22,5 dňa |
| december | 27 dní |
Kto do júna nič nečerpal, môže v júni naraz čerpať 13,5 dňa. Dôležité sú dva detaily:
- Žiadosti sa porovnávajú s dnešným dátumom. Ak niekto v marci požiada o 10 dní v auguste, žiadosť sa porovná so 6,75 dňa narastenými do marca: pri upozornení ju možno odoslať, pri blokovaní nie.
- Dni prenesené z minulého roka sú k dispozícii hneď; pravidlo 1/12 sa na ne nevzťahuje.
2. Čiastkový nárok v rámci ročného nároku
Niektoré dni sú súčasťou dovolenky, ale platí pre ne vlastné pravidlo. V Poľsku sú napríklad 4 z 20 alebo 26 dní dovolenky „urlop na żądanie“ – dovolenka na požiadanie, ktorú možno ohlásiť najneskôr v ten istý deň. V Maďarsku musí zamestnávateľ ročne poskytnúť 7 dní v termíne podľa želania zamestnanca.
Ako to nastaviť:
- Vytvorte typ voľna pre čiastkový nárok (napríklad „Dovolenka na požiadanie“) s ročným nárokom, predvoleným nárokom 4 dni a nastavením Blokovanie.
- Otvorte typ Dovolenka a v zozname Čiastkové nároky označte nový typ.
Odvtedy sa dni čiastkového nároku čerpajú z nároku na dovolenku: pri 20 dňoch zostane po 2 dňoch na požiadanie 18. Vlastný limit čiastkového nároku (4 dni) platí tiež. Ak má typ dovolenky nastavené Blokovanie, ani žiadosť čiastkového nároku nesmie prekročiť spoločný nárok; pri upozornení schvaľovateľ uvidí označenie.
Pri prechode roka zostávajú nevyčerpané dni čiastkového nároku v hlavnom nároku a samostatne sa neprenášajú. Na nástenke je na karte čiastkového nároku uvedené „Súčasť nároku Dovolenka“ a súhrn tieto dni nepočíta dvakrát.
3. Minimálny predstih
V časti Pravidlá podávania žiadostí typu voľna nastavíte, koľko kalendárnych dní pred prvým dňom voľna treba žiadosť odoslať – napríklad 14 dní. Ak príde neskôr:
- Upozornenie – žiadosť možno odoslať; schvaľovateľ uvidí na stránke Schvaľovanie označenie „Krátky predstih“.
- Blokovanie (Advanced, Pro) – žiadosť nemožno odoslať; formulár vysvetlí, s akým predstihom ju bolo treba podať.
Pri zmene odoslanej žiadosti kontrolujeme len novo pridané dni: skrátenie žiadosti alebo oprava dôvodu sa dá vždy uložiť. Neprítomnosti zaznamenané cez REST API toto pravidlo neobmedzuje, pretože integrácie často zaznamenávajú voľno dodatočne.
4. Kontrola ročného súvislého odpočinku
V mnohých krajinách patrí aspoň raz ročne približne dvojtýždňový súvislý odpočinok: 14 dní v Maďarsku a Poľsku, dva týždne na Slovensku, 12 po sebe idúcich pracovných dní (Werktage) v Nemecku. Na stránke Pravidlá nárokov a prechod roka zapnite Sledovať súvislý odpočinok, zadajte počet dní a označte typy, ktoré sa započítavajú – zvyčajne len dovolenku, pretože home office je práca a nemocenská nie je odpočinok.
Blok odpočinku tvoria po sebe idúce dni voľna vybraných typov spolu s víkendmi a sviatkami medzi nimi; pol dňa sa nepočíta ako celý voľný deň. Dovolenka od pondelka do piatku nasledujúceho týždňa je spolu s víkendmi na oboch stranách 16 dní odpočinku.
Karta Súvislý odpočinok na stránke Štatistiky ukazuje stav každého zamestnanca – vyčerpaný, naplánovaný (schválený, ale ešte pred nami), čaká na schválenie alebo chýba – s exportom do Excelu. Stránka Štatistiky je súčasťou plánov Advanced a Pro.
5. Pripomienky zostávajúcej dovolenky
Podľa judikatúry Súdneho dvora EÚ môže nevyčerpaná dovolenka prepadnúť len po predchádzajúcom upozornení zamestnávateľa. S nastavením Posielať pripomienky dostane v zvolené dni (napríklad 1. októbra a 1. decembra) každý dotknutý zamestnanec upozornenie a e-mail
- s počtom ešte nenaplánovaných dní v roku pre každý typ voľna (počítaných z celého ročného nároku po odpočítaní schválených a čakajúcich žiadostí),
- a ak je zapnutá kontrola súvislého odpočinku, aj s informáciou, že tento rok ešte taký odpočinok nemal.
Pripomienku dostanú len tí, ktorí majú ešte čo plánovať, a ich nastavenia upozornení rešpektujeme. Nemocenská, neplatené typy a čiastkové nároky sa nezahŕňajú. Každú pripomienku pošleme raz a zaznamenáme ju, takže sa dá neskôr preukázať, kto a kedy bol upozornený.
Prechod roka s predvoleným nárokom
Ak má ročný typ voľna predvolený nárok, na prechode roka sa zúčastnia aj zamestnanci bez individuálnej hodnoty: ich nevyčerpané dni prenesieme do nastaveného limitu a ich riadok v novom roku naďalej sleduje predvolený nárok. Ak neskôr predvolený nárok zvýšite, zvýši sa aj ich nárok.
V REST API
GET /v1/leave-types vracia aj polia min_notice_days a notice_policy a zoznam deducting_leave_type_ids ročného typu uvádza jeho čiastkové nároky. POST /v1/leaves odpovedá 422 QUOTA_EXCEEDED, ak by žiadosť čiastkového nároku prekročila blokujúci spoločný nárok – pozrite si rýchly štart s API.