Pri pevných časoch, napríklad 08:00–16:30 alebo 07:30–16:00, môže Collabin predvyplniť mesačné dochádzkové listy z pracovných šablón. Priradenia majú dátum platnosti a denný e-mail zobrazuje členov v samostatných riadkoch s farebným stavom.
Vytvor šablóny a priraď ich členom
Ako administrátor otvor Všeobecné nastavenia → Pracovné rozvrhy. Zadaj názov, začiatok, koniec a neplatenú prestávku v minútach. Napríklad 08:00–16:30 s 30-minútovou prestávkou znamená 8 hodín práce. Prestávku nastav podľa vlastných pravidiel. Začiatok a koniec musia byť v ten istý deň. Pracovné dni určuje firemný kalendár vrátane sviatkov a dodatočných pracovných dní.
Pri úprave člena otvor kartu Pracovný rozvrh, vyber šablónu a dátum Platné od a ulož priradenie. Nového člena treba najprv uložiť. Vo všeobecných nastaveniach môžeš priradiť rozvrh viacerým členom naraz.
Zmena od 1. novembra nemení októbrové časy. Pri rovnakom dátume platí najnovšie priradenie; staršie zostávajú v histórii. Spätne zadaná oprava zámerne mení znovu vytvorené listy dotknutého obdobia. Bez rozvrhu / ručné vyplnenie zastaví predvyplnenie od daného dátumu.
Časy šablóny sa neprepisujú. Skopíruj ju do formulára, vytvor náhradu a priraď ju od nového dátumu. Archivácia blokuje nové priradenia, ale zachová existujúce a historické použitie.
Práca z domu a dochádzkové listy
Pri type používanom pre prácu z domu zapni Počíta sa ako práca. Existujúce typy majú túto možnosť vypnutú. Funguje nezávisle od názvu typu. Pri dovolenke a chorobe ju nechaj vypnutú. Nastavenie nemení limity dovoleniek.
V Reporty → Dochádzkové listy vyber mesiac a členov a zapni Predvyplniť pracovný čas. Predvolene je možnosť vypnutá. Listy sú dostupné v Advanced a Pro, s jednou stranou A4 na člena a uložením do PDF cez tlačové okno.
Práca v kancelárii a správne označená práca z domu dostanú priradené časy a trvanie po odpočítaní prestávky. Celodenné schválené neprítomnosti a voľné dni zostávajú prázdne. Pri poldennej dovolenke alebo chýbajúcom rozvrhu treba údaje doplniť ručne: náhľad upozorní a neúplný mesačný súčet zostane prázdny. Poldenná práca z domu sama osebe neskracuje pracovný deň. Skrytie názvov neprítomností nemení ich zohľadnenie.
Ide o údaje z rozvrhu, nie o zaznamenané príchody a odchody. Pred podpisom list skontroluj a podľa potreby oprav. Funkcia nepočíta nadčasy a nezahŕňa rotácie ani nočné zmeny.
E-mail a API
Denný e-mail má samostatné riadky, farebné stavy, počty v skupinách a označenie poldňa. Zachováva filtre tímov, oprávnenia a možnosť skryť mená ľudí v kancelárii.
API balíka Pro poskytuje /v1/work-schedules, /v1/work-schedule-assignments a /v1/reports/attendance. Priradenia používajú user_ids, schedule_id a effective_from; include_work_times=true zapne časy. Zmeny vyžadujú API kľúč s právom zápisu. Pozri úvod do API.