Urlaubsarten in Collabin anpassen: unbezahlt, Krankheit und eigene Kategorien

Urlaub, Krankheit, unbezahlter Urlaub, Elternzeit, Konferenzreisen — jede Organisation teilt Abwesenheiten anders ein. In Collabin sind Urlaubsarten vollständig anpassbar: ihre Namen, Kalenderfarben, Reihenfolge und ihr Verhalten in der Erfassung. Diese Anleitung zeigt, wie Sie Ihre tatsächliche Richtlinie abbilden und wie Sie eine Urlaubsart sicher außer Betrieb nehmen, sobald sie verwendet wurde.

Wo Sie sie finden

Öffnen Sie im Dashboard Allgemeine Einstellungen → Urlaubsarten. Die Verwaltung von Urlaubsarten ist eine ausschließlich Administratoren vorbehaltene Funktion — Leiter und HR-Manager nutzen die Urlaubsarten, Administratoren definieren sie. Jede Änderung wird im Audit-Protokoll erfasst.

Aufbau einer Urlaubsart

Jede Urlaubsart hat einige Einstellungen, die es sich lohnt, bewusst zu wählen:

• Name — muss innerhalb Ihrer Organisation eindeutig sein. Kurze, für Mitarbeiter verständliche Namen funktionieren am besten ("Urlaub", "Homeoffice", "Konferenz"), da Mitarbeiter genau diese bei der Antragstellung auswählen.
• Farbe — eine Hex-Farbe, die überall verwendet wird, wo die Urlaubsart visuell erscheint: im Kalender der App, in Statistiken. Standardmäßig ist es Collabin-Blau (#3B82F6); geben Sie jeder Urlaubsart eine eigene Farbe, sodass ein Blick auf den Teamkalender alles erzählt.
• Sortierreihenfolge — bestimmt die Position der Urlaubsart in Listen und Auswahlfeldern. Setzen Sie die am häufigsten genutzte Urlaubsart an erste Stelle; niemand sollte scrollen müssen, um "Urlaub" zu finden.
• Krankheits-Kennzeichen — markiert die Urlaubsart als Krankheit.
• Unbezahlt-Kennzeichen — markiert die Urlaubsart als unbezahlt, sodass sie in Berichten und Statistiken separat behandelt und nicht mit bezahlter Abwesenheit vermischt wird.
• Aktiv-Kennzeichen — inaktive Urlaubsarten können bei neuen Anträgen nicht ausgewählt werden, behalten aber ihre Historie. Dies ist der Mechanismus zur Außerbetriebnahme (mehr dazu weiter unten).

Diese Kennzeichen erscheinen auch in der REST-API als is_sick, is_unpaid und is_active bei GET /v1/leave-types, sodass externe Berichte dieselben Unterscheidungen anwenden können.

Systemtypen vs. eigene Typen

Eine neue Organisation kommt mit Systemtypen — den Grundlagen, die jedes Unternehmen braucht. Diese sind mit einem System-Abzeichen markiert und können nicht gelöscht, sondern nur umbenannt, umgefärbt oder deaktiviert werden. Alles, was Sie selbst erstellen, ist ein regulärer Typ und gehört vollständig Ihnen.

Wie sich Urlaubsarten auf Kontingente und Zählung auswirken

Zwei Details werden oft übersehen:

• Kontingente gelten pro Urlaubsart und pro Jahr. Das Guthaben jedes Mitglieds wird für jede Urlaubsart separat erfasst, einschließlich übertragener Tage. Das Erstellen einer Urlaubsart "Konferenz" zehrt daher nicht vom Urlaubsanspruch — es sind getrennte Töpfe.
• Tage werden nur an Arbeitstagen gezählt. Erstreckt sich ein Antrag über ein Wochenende oder einen Feiertag, werden diese Tage nicht vom Kontingent abgezogen. Dies richtet sich nach der Einstellung Arbeitstage Ihrer Organisation und dem Feiertage-Kalender (beide ebenfalls unter Allgemeine Einstellungen) — ein Antrag von Freitag bis Montag kostet daher zwei Tage, nicht vier.

Eine Urlaubsart richtig außer Betrieb nehmen

Früher oder später ändert sich eine Richtlinie und eine Urlaubsart wird überflüssig. Die Regeln:

• Eine Urlaubsart, die jemals in einem Antrag verwendet wurde, kann nicht gelöscht werden — Collabin verweigert dies, da das Löschen die Historie verwaisen lassen würde.
• Der richtige Schritt ist, sie zu deaktivieren: Bestehende Anträge, Berichte und Statistiken funktionieren weiterhin, aber die Urlaubsart verschwindet aus dem Antragsformular.
• Das Löschen ist Urlaubsarten vorbehalten, die versehentlich erstellt und nie verwendet wurden.

Dasselbe gilt für Systemtypen: deaktivieren, nicht löschen.

Ein praktischer Hinweis zum Umbenennen: Das Umbenennen einer Urlaubsart benennt sie überall um, auch in historischen Anträgen. "Krankheit" → "Gesundheitsbedingte Abwesenheit" ist unproblematisch; "Urlaub" in "Homeoffice" umzubenennen schreibt die Historie auf irreführende Weise um. Bei einer echten Richtlinienänderung deaktivieren Sie die alte Urlaubsart und erstellen eine neue.

Eine sinnvolle Grundausstattung

Wenn Sie eine neue Organisation einrichten, deckt diese Auswahl die meisten Unternehmen ab, ohne unnötigen Ballast:

Fangen Sie klein an — Urlaubsarten können Sie jederzeit später hinzufügen, eine bereits verwendete jedoch nie löschen, nur deaktivieren. Jede hinzugefügte Urlaubsart ist außerdem eine zusätzliche Option, an der jeder Mitarbeiter vorbeiscrollen muss.