Szabadságtípusok testreszabása a Collabinban: fizetés nélküli, beteg és egyedi típusok

Éves szabadság, betegszabadság, fizetés nélküli, apanapok, konferencia — minden szervezet máshogy szeleteli a távolléteket. A Collabinban a szabadságtípusok teljesen testreszabhatók: a nevük, a naptárszínük, a sorrendjük és az is, hogyan viselkednek a nyilvántartásban. Ez az útmutató megmutatja, hogyan modellezd a valódi szabályzatodat — és hogyan vonj ki biztonságosan egy típust, ha már használatban volt.

Hol találod

Nyisd meg az Általános beállítások → Szabadság típusok részt a felületen. A szabadságtípusok kezelése csak Admin jogosultsággal lehetséges — a vezetők és HR Menedzserek használják a típusokat, az adminok definiálják őket. Minden módosítás bekerül az audit naplóba.

Egy szabadságtípus anatómiája

Minden típusnak néhány beállítása van, és érdemes tudatosan megválasztani őket:

• Név — a szervezeten belül egyedinek kell lennie. A rövid, munkavállaló-barát nevek működnek a legjobban („Szabadság", „Home office", „Konferencia"), hiszen kérelmezéskor ezt választják az emberek.
• Szín — hex színkód, amely mindenhol megjelenik, ahol a típus látszik: az alkalmazás naptárában, a statisztikákban. Az alapértelmezés a Collabin-kék (#3B82F6); adj minden típusnak jól megkülönböztethető színt, hogy a csapatnaptárra pillantva azonnal lásd a lényeget.
• Sorrend — a típus helyét szabályozza a listákban és a választókban. A leggyakrabban használt típus legyen elöl; senkinek ne kelljen görgetnie a „Szabadságért".
• Betegség jelölő — a típust betegszabadságként jelöli.
• Fizetés nélküli jelölő — a típust fizetés nélküliként jelöli, így a jelentésekben és statisztikákban külön kezelődik, nem keveredik a fizetett távollétekkel.
• Aktív jelölő — az inaktív típus nem választható új kérelemhez, de az előzményei megmaradnak. Ez a kivonás mechanizmusa (lásd lejjebb).

A jelölők a REST API-ban is megjelennek is_sick, is_unpaid és is_active mezőként a GET /v1/leave-types végponton, így a külső riportok ugyanezeket a megkülönböztetéseket alkalmazhatják.

Rendszertípusok és sajátok

Egy új szervezet rendszertípusokkal indul — az alapokkal, amelyek minden cégnél kellenek. Ezeket Rendszer címke jelöli, és nem törölhetők — csak átnevezhetők, átszínezhetők vagy inaktiválhatók. Amit te hozol létre, az sima típus, és teljesen a tiéd.

Hogyan hatnak a típusok a keretekre és a számolásra

Két részlet, ami felett gyakran elsiklanak:

• A keretek típusonként és évenként számolódnak. Minden tag egyenlege szabadságtípusonként külön követett, az áthozott napokkal együtt. Egy „Konferencia" típus létrehozása tehát nem csípi meg senki éves szabadságkeretét — külön kasszák.
• Csak munkanapok számítanak. Ha egy kérelem hétvégét vagy munkaszüneti napot ível át, azok a napok nem terhelik a keretet. Ez a szervezeted Munkanapok beállítását és az Ünnepek naptárát követi (mindkettő szintén az Általános beállításokban) — egy péntektől hétfőig tartó kérelem így két napba kerül, nem négybe.

Típus kivonása — helyesen

Előbb-utóbb változik a szabályzat, és egy típus feleslegessé válik. A szabályok:

• Olyan típus, amelyet valaha használtak kérelemben, nem törölhető — a Collabin elutasítja, mert a törlés árván hagyná az előzményeket.
• A helyes lépés az inaktiválás: a meglévő kérelmek, jelentések és statisztikák működnek tovább, de a típus eltűnik a kérelem-űrlapról.
• A törlés azoknak a típusoknak van fenntartva, amelyeket tévedésből hoztak létre, és soha nem használták őket.

Ugyanez igaz a rendszertípusokra is: inaktiválj, ne törölj.

Egy gyakorlati figyelmeztetés az átnevezéshez: a típus átnevezése mindenhol átnevez, a korábbi kérelmekben is. A „Betegszabadság" → „Egészségügyi távollét" rendben van; a „Szabadság" → „Home office" viszont félrevezetően átírja a múltat. Valódi szabályzatváltásnál inaktiváld a régi típust, és hozz létre újat.

Egy észszerű kezdőkészlet

Ha új szervezetet állítasz be, ez a készlet a legtöbb cégnél lefedi az igényeket felesleges zaj nélkül:

Kezdd kicsiben — típust később bármikor hozzáadhatsz, de használt típust törölni soha nem tudsz, csak inaktiválni. És minden új típus eggyel több opció, amin minden munkavállalónak át kell görgetnie.