Dostosuj typy urlopów w Collabin: bezpłatne, chorobowe i własne kategorie

Urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe, urlop bezpłatny, dni rodzicielskie, podróże na konferencje — każda organizacja inaczej dzieli czas wolny. W Collabin typy urlopów są w pełni konfigurowalne: ich nazwy, kolory w kalendarzu, kolejność oraz sposób, w jaki są traktowane w ewidencji. Ten przewodnik pokazuje, jak odwzorować Twoją rzeczywistą politykę urlopową i jak bezpiecznie wycofać typ, który był już używany.

Gdzie je znaleźć

Otwórz Ustawienia ogólne → Typy urlopów w panelu. Zarządzanie typami urlopów jest dostępne tylko dla Administratorów — liderzy i Menedżerowie HR korzystają z typów, a administratorzy je definiują. Każda zmiana jest zapisywana w dzienniku audytu.

Anatomia typu urlopu

Każdy typ ma kilka ustawień, które warto wybierać świadomie:

• Nazwa — musi być unikalna w ramach organizacji. Najlepiej sprawdzają się krótkie nazwy widoczne dla pracowników („Urlop wypoczynkowy", „Praca zdalna", „Konferencja"), ponieważ to właśnie z nich wybierają osoby składające wniosek.
• Kolor — kolor w formacie hex, używany wszędzie, gdzie typ wyświetla się wizualnie: w kalendarzu aplikacji, w statystykach. Domyślny jest niebieski Collabin (#3B82F6); przypisz każdemu typowi wyraźnie inny kolor, aby jedno spojrzenie na kalendarz zespołu mówiło wszystko.
• Kolejność wyświetlania — kontroluje pozycję typu na listach i w selektorach. Umieść najczęściej używany typ na początku; nikt nie powinien przewijać listy, aby znaleźć „Urlop wypoczynkowy".
• Znacznik zwolnienia chorobowego — oznacza typ jako zwolnienie chorobowe.
• Znacznik bezpłatny — oznacza typ jako bezpłatny, dzięki czemu jest traktowany odrębnie w raportach i statystykach, a nie łączony z płatnym czasem wolnym.
• Znacznik aktywności — nieaktywnych typów nie można wybrać dla nowych wniosków, ale ich historia zostaje zachowana. To właśnie mechanizm wycofywania (więcej poniżej).

Te znaczniki są również widoczne w REST API jako pola is_sick, is_unpaid i is_active w GET /v1/leave-types, dzięki czemu zewnętrzne raporty mogą stosować te same rozróżnienia.

Typy systemowe a własne

Nowa organizacja zaczyna z typami systemowymi — podstawami, których potrzebuje każda firma. Są one oznaczone etykietą Systemowy i nie można ich usunąć — można je tylko zmienić nazwę, kolor lub dezaktywować. Wszystko, co utworzysz samodzielnie, jest zwykłym typem i należy w pełni do Ciebie.

Jak typy wpływają na limity i liczenie dni

Dwa szczegóły, które łatwo przeoczyć:

• Limity są liczone per typ i per rok. Saldo każdego członka zespołu jest śledzone odrębnie dla każdego typu urlopu, łącznie z przeniesionymi dniami. Utworzenie typu „Konferencja" nie pomniejsza więc niczyjego limitu urlopu wypoczynkowego — to odrębne „kasy".
• Liczone są tylko dni robocze. Jeśli wniosek obejmuje weekend lub dzień wolny od pracy, te dni nie są odliczane od limitu. Wynika to z ustawienia Dni robocze Twojej organizacji oraz kalendarza Dni wolne (obu również w Ustawieniach ogólnych) — dzięki temu wniosek od piątku do poniedziałku kosztuje dwa dni, a nie cztery.

Jak prawidłowo wycofać typ

Wcześniej czy później polityka się zmienia i jakiś typ staje się przestarzały. Zasady są następujące:

• Typu, który kiedykolwiek został użyty we wniosku, nie można usunąć — Collabin odmawia, ponieważ usunięcie pozostawiłoby historię bez powiązania.
• Właściwym rozwiązaniem jest jego dezaktywacja: istniejące wnioski, raporty i statystyki dalej działają, ale typ przestaje być widoczny na formularzu wniosku.
• Usuwanie jest zarezerwowane dla typów utworzonych przez przypadek i nigdy nieużywanych.

To samo dotyczy typów systemowych: dezaktywuj, nie usuwaj.

Praktyczne ostrzeżenie dotyczące zmiany nazwy: zmiana nazwy typu zmienia ją wszędzie, również w historycznych wnioskach. Zmiana „Zwolnienie chorobowe" → „Nieobecność zdrowotna" jest w porządku; zmiana nazwy „Urlop wypoczynkowy" na „Praca zdalna" myląco przepisuje historię. Przy realnej zmianie polityki dezaktywuj stary typ i utwórz nowy.

Sensowny zestaw startowy

Jeśli konfigurujesz nową organizację, ten zestaw pokrywa potrzeby większości firm bez nadmiaru:

Zacznij od małego zestawu — typy możesz zawsze dodać później, ale używanego typu nigdy nie usuniesz, tylko dezaktywujesz. Każdy dodany typ to również kolejna opcja, którą każdy pracownik musi przewinąć.