Prispôsobenie typov dovoleniek v Collabin: neplatené, choroba a vlastné kategórie

Dovolenka, nemocenská, neplatené voľno, rodičovské dni, pracovné cesty na konferencie — každá organizácia si rozdeľuje voľno inak. V Collabin sú typy dovoleniek plne prispôsobiteľné: ich názvy, farby v kalendári, poradie a spôsob, akým sa správajú pri evidencii. Tento návod ukazuje, ako modelovať vašu skutočnú politiku a ako bezpečne vyradiť typ, ktorý už bol použitý.

Kde ich nájdete

Otvorte Všeobecné nastavenia → Typy dovoleniek v prehľade. Správa typov dovoleniek je dostupná iba pre Administrátorov — vedúci a HR manažéri typy len využívajú, administrátori ich definujú. Každá zmena sa zaznamenáva do audit logu.

Anatómia typu dovolenky

Každý typ má niekoľko nastavení, ktoré sa oplatí zvoliť uvážene:

• Názov — musí byť v rámci organizácie jedinečný. Najlepšie fungujú krátke názvy zrozumiteľné pre zamestnancov („Dovolenka", „Home office", „Konferencia"), pretože presne tieto si vyberajú ľudia pri žiadaní.
• Farba — hex farba použitá vždy, keď sa typ zobrazuje vizuálne: v kalendári aplikácie, v štatistikách. Predvolená je Collabin modrá (#3B82F6); každému typu dajte odlišnú farbu, aby jediný pohľad na tímový kalendár povedal všetko.
• Poradie — určuje pozíciu typu v zoznamoch a výberoch. Najčastejšie používaný typ umiestnite na prvé miesto; nikto by nemal musieť prehľadávať zoznam, aby našiel „Dovolenku".
• Príznak choroby — označuje typ ako nemocenskú.
• Príznak neplateného voľna — označuje typ ako neplatený, takže sa v reportoch a štatistikách sleduje samostatne a nemieša sa s plateným voľnom.
• Príznak aktivity — neaktívne typy nemožno vybrať pri nových žiadostiach, ale ich história zostáva zachovaná. Toto je mechanizmus vyraďovania (viac nižšie).

Tieto príznaky sú dostupné aj v REST API ako is_sick, is_unpaid a is_active v GET /v1/leave-types, takže externé reporty môžu uplatňovať rovnaké rozlíšenia.

Systémové typy vs. vlastné

Nová organizácia začína so systémovými typmi — základmi, ktoré potrebuje každá firma. Sú označené odznakom Systémový a nemožno ich odstrániť, len premenovať, zmeniť im farbu alebo deaktivovať. Všetko, čo si vytvoríte sami, je bežný typ a patrí výhradne vám.

Ako typy ovplyvňujú zostatky a počítanie dní

Dva detaily, ktoré si ľudia často nevšimnú:

• Nároky sa počítajú za typ a za rok. Zostatok každého člena sa sleduje samostatne pre každý typ dovolenky, vrátane prenesených dní. Vytvorenie typu „Konferencia" tak nezasahuje do nároku na dovolenku nikoho — sú to oddelené „nádoby".
• Dni sa počítajú len v pracovných dňoch. Ak žiadosť zasahuje do víkendu alebo štátneho sviatku, tieto dni sa neodpočítavajú zo zostatku. Vychádza to z nastavenia Pracovné dni vašej organizácie a kalendára Sviatky (oba tiež vo Všeobecných nastaveniach) — žiadosť od piatku do pondelka tak stojí dva dni, nie štyri.

Ako správne vyradiť typ

Skôr či neskôr sa politika zmení a typ sa stane zastaraným. Pravidlá sú nasledovné:

• Typ, ktorý bol už niekedy použitý v žiadosti, nemožno odstrániť — Collabin to odmietne, pretože by tým osirela história.
• Správny postup je typ deaktivovať: existujúce žiadosti, reporty a štatistiky fungujú ďalej, ale typ zmizne z formulára žiadosti.
• Odstránenie je vyhradené pre typy, ktoré vznikli omylom a nikdy sa nepoužili.

Rovnaké platí aj pre systémové typy: deaktivujte, neodstraňujte.

Praktické upozornenie pri premenovaní: premenovanie typu ho premenuje všade, vrátane historických žiadostí. Premenovanie „Nemocenská" → „Zdravotná neprítomnosť" je v poriadku; premenovanie „Dovolenka" na „Home office" by zavádzajúcim spôsobom prepísalo históriu. Pri skutočnej zmene politiky deaktivujte starý typ a vytvorte nový.

Rozumná počiatočná sada

Ak konfigurujete novú organizáciu, táto sada bez zbytočného balastu vyhovuje väčšine firiem:

Začnite v malom — typy môžete kedykoľvek pridať neskôr, ale použitý typ nikdy neodstránite, len deaktivujete. Každý pridaný typ je zároveň ďalšou možnosťou, cez ktorú sa musí každý zamestnanec preklikať.